Klantcases

ROC Friese Poort

ROC Friese Poort is een onderwijsinstelling die vooral actief is in Friesland. Ze geven aan zo’n 15.000 studenten beroepsonderwijs, en verzorgen ook trainingen en opleidingen voor bedrijven en instellingen. Met meer dan 150 mbo-opleidingen is het 1 van de grootste ROC’s in Friesland. Erg belangrijk dus om te werken met een overzichtelijk CRM-systeem.

De hulpvraag

Doel

Er moeten verschillende processen uit werving en marketing gekaderd worden binnen een CRM-platform.

Resultaten

Alle touchpoints die een potentiële student heeft met Friese Poort zijn in 1 platform ondergebracht. Hierdoor is er veel inzicht in de studiekeuze, waardoor er gerichter advies gegeven kan worden. Dankzij Dynamics 365 Marketing is deze data inzichtelijk.

Inzet

Dynamics 365 Marketing

Achtergrondinformatie

Bij Friese Poort is een visie ontwikkeld op het gebied van CRM. Op de korte termijn is die visie gericht op het werven van studenten, op de lange termijn willen ze ook alumni bij de ROC betrokken houden. Verder moet er via CRM een goede relatie onderhouden worden met decanen op middelbare scholen. Kortom: er moeten verschillende processen uit werving en marketing gekaderd worden binnen 1 platform.

Bij het uitschrijven van een onderhandse aanbesteding was dat platform nog niet gekozen: het kon Salesforce of Microsoft Dynamics 365 worden. BEND werd uitgenodigd om mee te doen aan de aanbesteding. We hebben de Request for Information (RFI) uitgebreid beantwoord, een voorstel gedaan en onze ervaringen en expertises gedeeld. En blijkbaar deden we iets goed, want we hebben de aanbesteding gewonnen en mochten op basis van Microsoft Dynamics 365 een CRM-platform maken voor Friese Poort.

Onze oplossing

Projectscope

Om te beginnen hebben we de projectscope gedefinieerd en hebben we de focus op Dynamics 365 Marketing gelegd. Dit is namelijk in te zetten voor allerlei wervingsprocessen, waardoor we meerdere vliegen in een klap kunnen slaan. De marketing van Friese Poort komt voor een deel vanuit het hoofdkantoor, maar wordt ook op de locaties zelf uitgevoerd. We zijn begonnen met het automatiseren van de processen bij de staf, om op die manier tot een blauwdruk te komen die we voor de aparte locaties kunnen gebruiken.

Dynamics 365 Marketing

Deze implementatie is anders dan een reguliere CRM-implementatie. Met Dynamics 365 Marketing krijg je namelijk toegang tot een soort gereedschapskist waarmee je allerlei zaken zelf kunt maken. We hebben ervoor gekozen als eerste met het organiseren van een informatieavond aan de slag te gaan. Daar komen namelijk al veel zaken uit de gereedschapskist aan bod. Zo werd er een inschrijfformulier gemaakt voor op de website en kregen aanmelders automatische e-mails. In de laatste mail voor de informatieavond zat een barcode die ze konden laten scannen bij de ingang. Daarmee kon Friese Poort eenvoudig zien wie er aan- en afwezig waren, om op basis daarvan weer een aantal automatische e-mails te sturen.

Open dagen

De volgende stap was het organiseren van een open dag. Dat moest in coronatijd online, maar dat is met de Microsoft Teams-integratie in Dynamics natuurlijk geen enkel probleem. Ook hier werd het inschrijven en verzenden van relevante mails allemaal via Dynamics gedaan, waardoor we al snel tot een standaard draaiboek voor het organiseren van evenementen kwamen. Dit kan nu uitgerold worden naar andere locaties en marketingmedewerkers.

De gereedschapskist

Naast het organiseren van evenementen is de gereedschapskist van Dynamics 365 Marketing ook geschikt voor andere processen, zoals het verwerken van online brochureaanvragen. Om het project verder vorm te geven, zijn alle touchpoints binnen het wervingsproces nu geïdentificeerd, zodat we kunnen toewerken naar standaarden die centraal geborgd worden in Dynamics. In de nabije toekomst integreren we bijvoorbeeld met het studenteninformatiesysteem om onder andere de conversieratio van de werving te kunnen bepalen, of in de gaten te houden wie van welke middelbare school komt.

Het resultaat

Inmiddels hebben we al heel wat lessen geleerd. We hebben het voor elkaar gekregen om alle touchpoints die een potentiële student heeft met Friese Poort in een platform onder te brengen. Hierdoor is er veel inzicht in de studiekeuze, waardoor er gerichter advies gegeven kan worden. Bovendien is de follow-up veel gerichter: als iemand een brochure heeft aangevraagd van een bepaalde opleiding en de open dag daarvoor heeft bezocht, kun je wel raden waar hij geïnteresseerd in is. Dankzij Dynamics 365 Marketing is deze data inzichtelijk.

Net als bijvoorbeeld het aantal nieuwe studenten dat van een bepaalde middelbare school komt. Als dit aantal ineens veel lager is dan normaal, weet je dat je inspanningen richting die school moet intensiveren. En zo zijn er nog ontzettend veel meer momenten waarop het nu mogelijk is om data centraal vast te leggen en er inzicht in te krijgen, om zo de wervingsactiviteiten van Friese Poort te verbeteren.

  • Alle touchpoints in een platform
  • Inzicht in studiekeuze
  • Data centraal vastleggen
  • Wervingsactiviteiten van de Friese Poort zijn verbeterd

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem vrijblijvend contact met ons op of kom direct langs voor een kop koffie!

Contact