Klantcases

Leven Lang Ontwikkelen via Course Management voor NHL Stenden


NHL Stenden is een onderwijsinstelling die actief is in het hoger onderwijs. Ze bedienen zo’n 24.000 studenten en er zijn ongeveer 2.000 mensen werkzaam. Naast regulier onderwijs  is NHL Stenden ook actief in de wereld van niet-bekostigd onderwijs, het zogenaamde Leven Lang Ontwikkelen. Om de financiële stromen binnen het niet-bekostigd onderwijs te centraliseren en beter onder controle te krijgen, meldde NHL Stenden zich bij BEND.

De hulpvraag


Doel

Inzicht in de financiële stromen rondom het niet-bekostigd onderwijs

Resultaten

Gefaseerde implementatie van BEND Course Management, op maat ingesteld voor de verschillende academies

Inzet

Course Management

Meer over Course Management

De vraag


De vraag waarmee NHL Stenden bij ons kwam, was kraakhelder: help ons bij het onder controle krijgen van de financiële stromen rondom het niet-bekostigd onderwijs. Onder het niet-bekostigd onderwijs vallen verschillende cursussen en leergangen, en de administratie verliep per academie binnen NHL Stenden anders. De ene academie maakte gebruik van een eigen applicatie, de andere gebruikte een Excel-werkblad op maat en de volgende deed het weer anders. De facturen kwamen allemaal wel terecht in een centraal systeem, maar het ontbrak aan inzicht in het tot stand komen van die facturen.

Onze oplossing


Om tot de beste oplossing te komen, hebben we het probleem eerst volledig geanalyseerd. Zo zijn er allerlei verschillende soorten opleidingen: de ene gratis, de andere kost geld. Eendaagse cursussen en leergangen van meerdere jaren, interne en externe opleidingen. Onze oplossing moest natuurlijk voor al deze varianten werken.

Course Management

De basis hebben we neergezet met BEND Course Management. Dat is het beste wat Dynamics 365 te bieden heeft voor commercieel onderwijs, aangevuld met onze ervaring op dit gebied. Onze oplossing begon met het ontwikkelen van een datamodel. Simpel gezegd zochten we samen met NHL Stenden antwoord op de vraag: wat heb je nodig om een cursus te organiseren? De antwoorden geven input voor de velden en gegevens die in BEND Course Management vastgelegd moeten worden. Hetzelfde deden we voor de cursussen zelf. Ook onderzochten we de koppelingen met bijvoorbeeld de website, het financiële systeem en andere applicaties. Aan de basis staat altijd het proces zoals het al staat, en wij doen ons best om dit zo goed mogelijk in Dynamics 365 te gieten.

Meer lezen over Course Management

Praktische restricties

Natuurlijk loop je daarbij tegen bepaalde grenzen aan, net als bij elke implementatie. Sommige oplossingen zijn simpelweg te duur voor wat ze opleveren. Andere zaken zijn praktisch onhaalbaar op technisch vlak: bij sommige cursussen moeten deelnemers een cv uploaden. Het liefst doe je dat in een inlog-omgeving, maar die is er nog niet. In zulke gevallen zoeken we naar de pragmatische oplossing. Dat betekent dat deelnemers hun cv nu nog per mail moeten versturen. Wij zorgen er op de achtergrond voor dat dit cv in Dynamics wordt gekoppeld aan de overige gegevens van de deelnemer.

Het resultaat


Er is gekozen voor een gefaseerde implementatie. Dat betekent in de praktijk dat er nu een aantal academies aangesloten zijn, die de eerste stappen zetten in het werken met BEND Course Management. Wel krijgen we de eerste positieve geluiden al terug: vooral het inzicht in wat er precies gebeurd is waardevol. Zo krijgen academies nu bijvoorbeeld automatisch een terugkoppeling of er betaald is voor een cursus, en hoeven ze dat niet meer na te vragen bij het financiële team.

Verder komen er dankzij de gefaseerde implementatie steeds verbeterpuntjes naar voren. Zaken waar je in eerste instantie over hebt nagedacht, blijken in de praktijk toch anders te werken. Deze punten pakken we op, net als het verbeteren van een aantal koppelingen. Zo werken we prettig samen met de leveranciers die verantwoordelijk zijn voor de website en het financiële pakket, om deze steeds beter op elkaar aan te laten sluiten. Ook andere onderdelen van de organisatie die lucht hebben gekregen van deze oplossing, melden zich nu met vragen. Tot slot zorgen we ervoor dat de mensen bij NHL Stenden zo snel mogelijk zelf verantwoordelijk zijn voor het werken met de applicatie. Dat creëert draagvlak, verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat wij ons kunnen blijven richten op de doorontwikkeling.

Tot slot zorgen we ervoor dat de mensen bij NHL Stenden zo snel mogelijk zelf verantwoordelijk zijn voor het werken met de applicatie. Dat creëert draagvlak, verantwoordelijkheid en zorgt ervoor dat wij ons kunnen blijven richten op de doorontwikkeling.

  • Implementatie van BEND Course Management: het beste uit Dynamics 365 voor commerciële opleidingsinstituten
  • Ondersteuning van het bestaande proces
  • Koppelingen met relevante systemen
  • Sneller en nauwkeurigere resultaten
  • Inzicht in mogelijke verbeteringen aan het proces

Benieuwd naar de mogelijkheden van Course Management voor jouw organisatie?


Neem vrijblijvend contact met ons op.

Contact