Avans Hogeschool

Na een kennismaking en intakegesprek was het duidelijk wat de wensen en eisen waren en hebben we een voorstel neergelegd. De basis van onze oplossing is BEND Event. Dat is voor het grootste deel een plug-and-play module die we in Microsoft Dynamics hebben ontwikkeld op basis van onze ervaringen uit het onderwijsveld. BEND Event is simpel gezegd een cursusadministratiemodule. Het cursusaanbod wordt erin vastgelegd, inclusief zaken als een prijsstelling en de opzet van de training in dagdelen of sessies. Omdat je eenvoudig templates aanmaakt voor een cursus, zijn ze bovendien goed reproduceerbaar. Daarnaast koppel je ook zonder moeite trainers aan een sessie en maak je een instructeursplanning.

Een handige feature is ook het draaiboek met taken, dat automatisch per cursus of per sessie klaargezet wordt. Zo’n taak wordt in de tijd weggezet en er wordt een medewerker aan gekoppeld. Het draaiboek volgt een vast stramien, maar Avans kan ook zelf taken toevoegen.

Binnen DP&O zijn 3 teams, die een iets andere doelgroep en werkwijze hanteren. Hier hebben we bij het implementeren rekening mee gehouden, bijvoorbeeld in de deels geautomatiseerde communicatie richting de deelnemers. Hierdoor kan iedereen binnen de afdeling ermee uit de voeten, zodat er geen cursussen buiten het systeem meer beheerd hoeven worden.

BEND Event is bovendien gekoppeld aan het HR-systeem dat Avans Hogeschool gebruikt. Hierdoor kan elke medewerker ook in onze Microsoft Dynamics-module terechtkomen. Hierdoor zie je eenvoudig welke opleiding door welke medewerker gevolgd is. In de toekomst wil DP&O een website met het cursusaanbod, van waaruit medewerkers zich kunnen inschrijven.

Met de implementatie van BEND Event hebben we een nieuwe fundering gelegd onder het proces van interne opleidingstrajecten binnen Avans Hogeschool. Het grootste voordeel hiervan is dat de 3 teams binnen DP&O nu allemaal volgens een gestandaardiseerde werkwijze werken. Er is voldoende ruimte voor maatwerk binnen de losse trajecten of cursussen, maar in de basis is alles hetzelfde. Hierdoor worden er minder fouten gemaakt, is het werk eenvoudiger geworden en kunnen inschrijvingen sneller afgehandeld worden.

Bovendien opent de implementatie de deur naar nieuwe functionaliteiten: we hebben DP&O gemigreerd naar een up-to-date Microsoft-omgeving, waardoor ze nu een platform hebben waarop doorontwikkeld kan worden. Uitbreiden met extra modules en functionaliteiten is nu een fluitje van een cent, en bovenal zijn ze nu in staat om flexibel in te spelen op toekomstige ontwikkelingen in hun vakgebied.

Kortom, een oplossing die staat als een huis en het werk van DP&O binnen Avans Hogeschool een stuk efficienter en aantrekkelijker heeft gemaakt.