Een integratie met jouw SIS is onmisbaar als je een student op het juiste moment wilt bereiken. Dankzij zo’n SIS-integratie krijg je namelijk toegang tot de informatie die je nodig hebt om jouw aanbod zo goed mogelijk te laten aansluiten op de wensen van de (toekomstige) student. In dit artikel lees je in 5 minuten hoe een SIS-integratie jouw onderwijsinstelling een voorsprong geeft!
Natuurlijk heeft jouw onderwijsinstelling een Studentinformatiesysteem (SIS). Zo’n applicatie waar je een belangrijk deel van je administratie in bijhoudt, is pure noodzaak. Tegelijkertijd is het in veel gevallen niet echt een modern stuk software. Je zou op meerdere momenten in de stappen die een potentiële student in het SIS doorloopt met ze willen communiceren, maar dat gaat helaas niet.
Daarom gebruik je waarschijnlijk allerlei andere apps. Misschien houdt je bepaalde zaken bij in een Excel-bestand, beheer je mailinglijsten in een andere applicatie en heb je nog weer andere software om de studievoortgang bij te houden. Wat jouw situatie ook is, waarschijnlijk mis je de nodige samenhang tussen de applicaties.Bovendien is het onmogelijk om deze processen te registreren in het SIS, waardoor er een groot risico is op fouten, dubbelingen, onduidelijkheden en andere problemen.
Jij wilt op persoonlijke wijze kunnen communiceren met potentiële studenten, op momenten dat het logisch is en op manieren die overtuigen. Tegelijkertijd wil je alles 100% correct registreren en secundaire processen ondersteunen.
Met een SIS-integratie op basis van Dynamics, is dat precies wat je krijgt. Dat doen we bij BEND met behulp van onze Education Manager. Dit stuk software is een soort stopcontact voor Dynamics, waar je als het ware de stekker van je SIS op aan kunt sluiten. Hoewel elk SIS andere ontsluitingsmogelijkheden biedt, is de Education Manager een universele oplossing waar je altijd mee uit de voeten kunt.
Een student doorloopt ruwweg 4 fasen, dit noemen we de Student Life Cycle. In elk van deze fasen is een SIS-integratie waardevol.
De scholier op het voortgezet onderwijs oriënteert zich op een vervolgopleiding. Hij bezoekt open dagen, vraagt brochures aan en haalt online informatie op. Op een gegeven moment meldt hij zich aan voor een of meerdere opleidingen, via CAMBO of Studielink. Met een SIS-integratie heb je in deze stap inzicht in de conversie van studiekiezer naar aanmelder, en is het mogelijk om je opleidingsaanbod in te zetten voor marketingprocessen.
Een potentiële student meldt zich vaak aan voor meerdere opleidingen bij meerdere instellingen. Als onderwijsinstelling wil je ze nu natuurlijk overhalen om voor jouw instelling te kiezen. Gaat het bij jou net als het vroeger bij veel van onze klanten ging, dan stuur je ze misschien 1-op-1 mailtjes, of kies je voor een batch mails die niet gepersonaliseerd zijn. In beide gevallen geldt: een SIS-integratie werkt beter!
Dankzij deze integratie krijg je namelijk relevante data uit het SIS tot je beschikking, zoals persoonsgegevens, status van de inschrijving en meer. Deze data kun je vervolgens weer gebruiken om in contact te komen met de aanmelder met behulp van de moderne tools in Dynamics. Bijvoorbeeld om hem van advies te voorzien, toelatingscriteria te toetsen of, in het geval van een twijfelaar, over te halen met informatie op maat.
Ook als er iets verandert in de status van de aanmelder, krijg jij dankzij een SIS-integratie de mogelijkheid op persoonlijke wijze te blijven communiceren. Zo wordt het heel eenvoudig om een nieuwe student een warm welkom te geven. En tegen de tijd dat een student op stage gaat, kun je alle relevante gegevens vastleggen in Dynamics, zoals de stageopdracht en stageorganisatie. Dit zorgt voor een stuk borging waar SIS niet in voorziet.
In de laatste stap van de Student Life Cycle verandert de status van student in het SIS naar alumnus. Maar dat betekent natuurlijk niet dat hij ook zomaar uit je blikveld verdwijnt. Hoewel de relatie verandert, wil je nog steeds in contact blijven met alumni, bijvoorbeeld om ze uit te nodigen voor evenementen of als gastdocent. Dankzij een SIS-integratie blijf je in contact met alumni, en open je bijvoorbeeld ook de deur voor ze om later te kiezen voor een niet-bekostigde opleiding.
