Berichten met een Label ‘Dynamics 365’
BEND en acquisitie in Dynamics 365
Dat we bij BEND fan zijn van Dynamics, mag geen verrassing heten. Niet alleen onze klanten hebben er veel aan: we gebruiken het zelf ook. Eerder las je al op welke manier we Dynamics 365 voor onze marketing inzetten, vandaag lees je hoe we het pakket gebruik voor de acquisitie van nieuwe projecten. Dat heeft alles te maken met het onderbuikgevoel van onze verkopers.
Vergeet het gevoel, vertrouw op data
Onze salesmanager Bert is de eerste om het toe te geven: als verkoper baseer je al je beslissingen het liefst op je onderbuikgevoel. Totdat je dankzij Dynamics data onder ogen krijgt, die laat zien dat je onderbuikgevoel er toch regelmatig naast zit. Dankzij alle gegevens die we vastleggen, krijgen we een kraakhelder inzicht in het reilen en zeilen binnen BEND. En dan blijkt ineens dat we het in een bepaalde branche of regio veel beter doen dan we dachten. Een belangrijke succesfactor is het gemak waarmee die data vastgelegd kan worden. Dat begint al bij de marketeers, waardoor onze salesmensen al veel interessante informatie hebben, nog voordat ze contact leggen met een potentiële klant. Het vastleggen van relevante gegevens stopt daarna eigenlijk niet meer.
Daarmee speelt Dynamics ook een belangrijke rol in het dagelijkse werk van onze verkopers. Zo geeft Dynamics op basis van vooraf ingestelde variabelen wat de meest veelbelovende leads zijn. Ook is het een perfecte plek om dossiers in bij te houden, zodat je weet wat je, wanneer, met wie hebt afgesproken. Dankzij Dynamics is dit allemaal op 1 centrale plek terug te vinden, waar het voor iedereen te gebruiken is.
Ondersteuning in de salespipeline
Dynamics speelt bij BEND ook een belangrijke rol in de salespipeline. We hebben verschillende salesmodellen gedefinieerd, en Dynamics dwingt ons de verschillende stappen in die modellen te volgen. Het systeem herinnert ons eraan om bepaalde vragen beantwoord te krijgen, bijvoorbeeld over de beslissingsbevoegdheid en het budget. Je kunt verschillende modellen gebruiken voor verschillende groepen klanten.
Dankzij de manier waarop we Dynamics gebruiken, verzamelen we ook veel stuurinformatie. Dit helpt ons om te kijken wat er goed gaat en waar het beter kan, zodat ons hele salesteam op de top van z’n kunnen presteert. Daarnaast geven de uitgebreide forecasts ons ook de kans om goed voorbereid voor de dag te komen. Geeft het systeem bijvoorbeeld aan dat we in november waarschijnlijk erg veel projecten hebben? Dan kunnen we daar vroegtijdig op sturen, bijvoorbeeld door projecten te spreiden of nieuwe mensen aan te nemen.
Tot slot doen we ook aan goal management in Dynamics. Dat houdt in dat we allerlei doelen, bijvoorbeeld op financieel gebied, vastleggen in het systeem. Vervolgens kunnen we nauwlettend in de gaten houden hoe goed we presteren. Ook geeft het ons de data om beslissingen voor de toekomst te nemen. Zo kunnen we bijvoorbeeld zien hoeveel leads we nodig hebben gehad om tot een project te komen, zodat we weten of we onze marketing- en salesactiviteiten moeten opschroeven.
Demo’s en presentaties
Als je kijkt naar de manier waarop we Dynamics bij BEND gebruiken in ons salesproces, dan mag er 1 ding zeker niet ontbreken: bij demo’s en presentaties! Want we kunnen nog zo veel vertellen over het systeem, maar als je het aan het werk ziet, zie je pas écht wat het allemaal kan.
Ben je benieuwd naar wat Dynamics 365 voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan even contact met ons op, dan plannen we snel een demo!
Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: de fundering krijgt vorm
Kompas Veiligheidsgroep wil een nieuw CRM- en ERP-systeem en wij mogen het bouwen. Je las eerder al over de voorbereiding op sprint 1 en hoe de eerste sprint is verlopen, vandaag is het tijd voor het volgende hoofdstuk. Sprint 2 is namelijk afgerond, dus we kijken samen met projectleider Chris van Kompas en Marc van BEND naar de resultaten. Uiteraard kijken we ook vooruit naar sprint 3 en verder.
Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: salesproces, financiën en een naderende deadline
Samen met Kompas Veiligheidsgroep werken we aan hun nieuwe ERP- en CRM-systeem op basis van Microsoft Dynamics. Inmiddels is niet alleen sprint 5 al afgerond, maar zijn we ook al bijna 2 weken onderweg in sprint 6. Complexe sprints die veel tijd kosten, waardoor projectleider Chris van Kompas en Marc van BEND niet zeker weten of de oorspronkelijke deadline gehaald gaat worden.
Sprint 5: alles over verkopen
Naast dat Chris projectleider is, is hij verantwoordelijk voor de commercie binnen Kompas. Dit onderwerp stond in sprint 5 centraal. In principe is alles opgeleverd zoals afgesproken, maar van een klein stuk functionaliteit is besloten om het voorlopig even achterwege te houden. Marc: “We willen het salesproces zo ver mogelijk automatiseren. Dat is voor een groot deel gelukt. Daarbij was er een uitdrukkelijke wens van Kompas om stuurinformatie te genereren, zodat het onderbuikgevoel van de accountmanagers een minder grote rol speelt. Uiteindelijk blijken die onderbuiken toch erg belangrijk te zijn, dus hebben we gezamenlijk besloten om daar niet te veel aan te tornen. Dat betekent dat we bijvoorbeeld wel kunnen gaan sturen op bepaalde doelen en dat we verkoopkansen aan campagnes kunnen koppelen. Ook is het nu mogelijk om klanten een bepaalde status te geven, maar dat deel automatiseren we nog niet op basis van onderliggende data.”
Chris: “Ik ben echt fan van data, dus ergens vond ik het wel jammer dat we deze stap moesten zetten. Tegelijkertijd snap ik ook dat niet iedereen mijn databehoefte deelt. En als je dan wel met allerlei data komt, kan dat juist tegen je gaan werken. Daarom is het goed dat we de dieperliggende data voorlopig nog niet actief gaan gebruiken. We zorgen eerst maar eens voor een stabiele en bruikbare basis, de rest komt dan vanzelf.”
Deze sprint is er ook voor het eerst met een pre-release gewerkt. Hierin kunnen medewerkers van Kompas de functionaliteiten uit voorgaande sprints in samenhang testen. “Er is een productieomgeving in de lucht, waar Kompas nu met 3 dingen aan de slag kan”, vertelt Marc. “Er kunnen opleidingstemplates aangemaakt worden, ze kunnen doelstellingen vastleggen waar straks na livegang aan voldaan moet worden, en er kunnen evaluatieformulieren gemaakt worden met Microsoft Forms.”
Chris: “Met een productieomgeving zorgen we er niet alleen voor dat we inzicht krijgen in de werking van het hele nieuwe systeem en onderliggende processen, maar ook dat meer mensen ermee gaan werken. Ik denk wel dat het nodig gaat zijn om er bij iedereen tijd voor in te roosteren, omdat niet iedereen er vanuit zichzelf mee aan de slag gaat. Het valt me sowieso wat tegen hoeveel tijd we ‘over’ hadden tijdens de lockdown. Natuurlijk hadden de instructeurs wel meer tijd omdat ze geen cursussen gaven, maar het kantoorpersoneel was toch gewoon erg druk met allerlei administratieve handelingen en aanpassingen. Inmiddels trekt het gewone werk weer aan en kunnen we weer cursussen geven, dus het wordt een mooie uitdaging om alles goed te testen!”
Sprint 6: Financiën. Niet complex, wel veelomvattend
Inmiddels is sprint 6 al bijna 2 weken aan de gang. Bij de intake bleven er veel vragen onbeantwoord, waardoor er een soort tweede intake moest komen. Hier is een extern financieel adviseur aangeschoven, die gelukkig veel wist toe te voegen. Marc: “Kompas heeft op het gebied van facturatie veel maatwerk geleverd. Dat is natuurlijk prima, maar als je wilt automatiseren, is dat erg lastig.” Chris vult aan: “We hebben voor deze sprint zeer specifieke kennis over het financiële proces nodig. Niet dat het nu zo complex is, maar er zijn in de afgelopen 13 jaar wel ontzettend veel uitzonderingen gecreëerd. Er was destijds maatwerk nodig, bijvoorbeeld om een klant binnen te halen of omdat het huidige systeem niet goed functioneerde. Feit is dat we daar nu vanaf moeten, het hele proces moet opnieuw gekaderd worden. We gaan nu proberen om 80 tot 90% te automatiseren. Met de laatste 10% van onze klanten moeten we dan om tafel, om te zien hoe we de huidige afspraken in het nieuwe systeem kunnen gieten. We werken een nauwkeurige flow uit voor Joseph, waarin alle huidige mogelijkheden en afspraken uitgewerkt worden.”
Achteraf is mooi wonen
Morgen staat er een stuurgroepoverleg op de planning. Spannend, omdat beide projectleiders hun twijfels hebben over de haalbaarheid van de deadline.
Marc: “Er zijn verschillende dingen gebeurd waardoor we vertraging hebben opgelopen. Soms lag het aan onze capaciteit, soms aan de capaciteit bij Kompas. Ook de coronacrisis heeft natuurlijk zijn invloed gehad, en heeft dat nog steeds. Daarom gaan we morgen de koppen bij elkaar steken om te zien hoe we dit gaan aanpakken.”
Chris: “Theo Maassen kwam eens met de uitspraak: ‘achteraf is mooi wonen’. Tom Dumoulin herhaalde dat een tijdje geleden nog eens. En ik besef me maar al te goed dat het nu makkelijk praten is, maar ik denk dat de sprints best 5 of 6 weken hadden mogen duren. Vanaf sprint 3 lopen we eigenlijk steeds iets achter de feiten aan, waardoor het achterstallig werk steeds iets oploopt. Geen verwijt richting BEND en ook niet naar onszelf: het is wat het is. Maar ik gebruik liever het huidige systeem nog iets langer, dan dat we op 1 september met een suboptimaal nieuw systeem live gaan. En het zal niet de eerste keer zijn dat zo’n groot project wat vertraging oploopt. We gaan het zien in de stuurgroep, morgen!”
Meer weten?
Hoewel het spannend is of we de oorspronkelijke deadline halen, is er geen twijfel over de toegevoegde waarde van Dynamics voor opleidingsinstituten. Benieuwd hoe het jouw bedrijfsprocessen kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op.
Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: op naar sprint 1!
Zoals je eerder al hebt kunnen lezen, bouwen we samen met Kompas Veiligheidsgroep aan een nieuw softwaresysteem voor ERP en CRM. Hun huidige software voldoet niet helemaal meer. Zo sluit het onder andere niet voldoende aan bij de werkprocessen en biedt het niet de inzichten in data die ze nodig hebben om te kunnen groeien zoals ze willen. Inmiddels zijn we begonnen en hard aan het werk in sprint 1. In dit artikel kijken we nog even terug, samen met projectleider Marc van BEND en Chris van Kompas.
Zo gebruikt BEND Microsoft Dynamics 365: practice what you preach
De beste stuurlui staan aan wal. Vertrouw nooit een kale kapper of een kok met ondergewicht. Het is niet voor niks dat er veel van dit soort wijsheden bestaan: vaak is het lastig om datgene wat je verkondigt, goed in de praktijk te brengen. Maar niet bij BEND! Wij hebben Dynamics 365 verankerd in de fundering van onze organisatie, en daar gaan we je in een serie blogposts alles over vertellen. We beginnen vandaag met de basis.