• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Met deze drie tips haal je meer uit je relatiegegevens!

In deze blog geef ik je een aantal tips om je relatiegegevens optimaal te benutten. Want relatiegegevens zijn de kroonjuwelen van je organisatie. Als ondernemer wil je inzicht in je (potentiële) klanten. Welke behoeftes ze hebben, welke zorgen er leven. En natuurlijk ook; hoe en waarmee je ze kunt bereiken.

Toch zie ik vaak dat juist deze gegevens rondslingeren, opgeslagen in verschillende bestanden bij verschillende medewerkers. En om het nog erger te maken; soms ook verspreid over verschillende afdelingen. Zo heeft niemand het overzicht en zijn de klantgegevens als puzzelstukjes verspreid binnen de organisatie. Een gemiste kans!

Dus laten we eens kijken hoe je de puzzel compleet kunt maken met behulp van een CRM. Oftewel; Customer Relationship Management software, waarmee je je klantgegevens centraal en gestructureerd opslaat en beheert.

Tip 1. Goed en volledig opslaan

Dit is denk ik de minst sexy tip die ik kan geven. Maar zo ongelooflijk belangrijk, dus toch met stip op één.

Maak er een routine van om alle klantinformatie die binnenkomt in je organisatie consequent en gestructureerd op te slaan. Van relevante e-mails tot informatie-aanvragen en serviceverzoeken. Al die stukjes informatie bij elkaar geven je een duidelijk beeld van wie je klant of prospect is. Onmisbare informatie om effectief te zijn, bijvoorbeeld met je sales- en marketingactiviteiten.

Een CRM helpt je hierbij. Alle informatie over je klanten en prospects gaat direct het CRM in. Vaarwel losse mapjes en bestanden in Excel of Outlook. Dankzij eenvoudig te gebruiken CRM-software in combinatie met de juiste workflow. Denk daarbij goed na hoe je je klanten wilt indelen. Welke informatie sla je waar op? En met welk doel? Dat zijn de eerste vragen die ik altijd stel bij een CRM-implementatie.

Tip 2. Koppel je databases

Zet je CRM-systeem in als centrale bron voor verkoop, marketing en serviceprocessen. Dit betekent aan de ene kant zoveel mogelijk ‘werken’ vanuit je CRM-systeem. En aan de andere kant CRM gebruiken als bron voor andere systemen die binnen je organisatie worden gebruikt.

Een adreswijziging van een bedrijf of contactpersoon niet goed doorgevoerd? Het is een ongeluk dat in een klein hoekje zit. Maar ook makkelijk te voorkomen is. Je voert de adreswijziging in op een centrale plek in je CRM, waarna deze wijziging ook in andere systemen automatisch wordt doorgevoerd. Denk aan bijvoorbeeld Outlook, Mail Chimp of financiële software zoals Exact.

Maak daarnaast gebruik van externe bronbestanden om de informatie in het CRM actueel te houden en verder te verrijken. Dit doe je door je CRM te koppelen aan andere databases, zoals die van de Kamer van Koophandel. Wijzigen bedrijfsgegevens bij de KVK, dan worden die wijzigingen direct geupdate in jouw CRM-database. Daar is een mooi woord voor; een digitale stekker. Je kunt daarbij ook denken aan het linken van je CRM aan een platform als LinkedIn.

En het koppelen van databases reikt verder. Je slaat bruggen tussen verschillende afdelingen binnen je organisatie. Waarbij alle klantinformatie voor iedereen centraal beschikbaar is.

Tip 3. Houd je aan de wet en voorkom boetes!

25 mei 2018 moet als het goed is bij elke ondernemer in de agenda staan. Met een dikke streep eronder. Dan wordt de Nederlandse privacywet vervangen door de Europese GDPR. Een wet die nieuwe eisen stelt aan de manier waarop je je relatiegegevens vastlegt. Mag je een relatie per e-mail op de hoogte houden? Mag je factuuradressen vastleggen?

Tricky wanneer je het overzicht kwijt bent en niet meer precies weet welke gegevens je precies binnen je organisatie hebt opgeslagen. Laat staan of dit in overeenstemming met de nieuwe privacywet is. Oppassen dus, want de boetes zijn niet mis. Een argument om je gegevens binnen een CRM op te slaan. En je CRM in overeenstemming met de nieuwe GDPR in te richten. Zo voorkomen je boetes en een hoop gedoe!