Universiteit Leiden (JPAO)

Het Juridisch Post Academisch Onderwijs (JPAO) van de Universiteit Leiden verzorgt verschillende soorten onderwijs voor advocaten en andere juridische professionals. Ook organiseren ze verschillende evenementen. Hiermee wil de Leidse Rechtenfaculteit niet alleen tijdens, maar ook na de rechtenstudie interessante opleidingen aanbieden. De verouderde applicatie en website van het JPAO waren dringend aan vernieuwing toe. Dit heeft BEND voor zijn rekening genomen. 

De uitdaging 

De gebruikte software was niet alleen verouderd, maar ook de ondersteuning van de applicatie verliep erg stroef. Daarnaast zag het JPAO dat integratie met de website erg belangrijk is. Daarmee willen ze betrokkenheid creëren bij hun doelgroep, om ervoor te zorgen dat ze terugkomen voor nieuwe cursussen. Daarom was een professionele website die goed gevonden wordt en voldoet aan de hedendaagse standaarden, een belangrijke eis. 

Het nieuw te ontwikkelen platform moet meerdere losse oplossingen vervangen, zodat de backoffice-processen efficiënter verlopen. Daarnaast moet het platform ondersteunen bij cursusmanagement, inschrijfmanagement, docentbeheer, het financiële proces en betalingen en de mogelijkheid bieden om tevredenheidsenquêtes af te nemen. 

Onze oplossing 

BEND Event, onze oplossing voor onderwijsinstellingen, sprak het JPAO direct aan. BEND Event is gebaseerd op Dynamics 365 en maakt gebruikt van de standaard CRM-oplossingen van dit pakket. Die mogelijkheden hebben we aangevuld met onze kennis en expertise op het gebied van het organiseren van contractonderwijs. Met BEND Event kan het JPAO alle type opleidingen vormgeven. 

We hebben de nieuwe website ontwikkeld met behulp van het technisch platform Umbraco. In BEND Event heeft het JPAO een template gekregen voor een nieuwe website. Die zorgt niet alleen voor een professionele uitstraling, maar toont ook het cursusaanbod vanuit Dynamics direct op de site. 

Mogelijkheden van het platform 

We hebben meerdere zoekfilters toegepast, zodat bezoekers doelgericht in het cursusaanbod van JPAO kunnen zoeken. Een nieuwe deelnemer kan zich vervolgens online inschrijven en direct betalen via Ingenico.  

De inschrijving wordt daarna automatisch afgehandeld door Dynamics 365. Het systeem stuurt bijvoorbeeld de bevestiging en factuur naar de deelnemer, die ook toegang krijgt tot een persoonlijke omgeving. 

In die persoonlijke omgeving kan de content van de opleiding en andere documentatie gedeeld worden met andere deelnemers en docenten. Ook kan hij er zijn voorkeuren aangeven en zich inschrijven op nieuwe cursussen. 

Door persoonlijke barcodes te scannen tijdens de bijeenkomsten van een cursus, wordt de aanwezigheid bijgehouden. Op basis van de aanwezigheid worden punten toegekend die nodig zijn om een certificaat te krijgen. Die punten worden geregistreerd in BEND Event en automatisch verstuurd naar PE-online. 

Het JPAO wil zijn opleidingen steeds verder verbeteren. Via Dynamics kunnen ze nu enquêtes versturen en inzicht krijgen in de meningen. Dit gebruiken ze om de kwaliteit van hun opleidingen gericht te verhogen.  

Docentbeheer is een ander belangrijk onderdeel van eventmanagement. In BEND Event kunnen daarom docentcontracten aangemaakt en beheerd worden en kunnen docenten aan cursussen gekoppeld worden. Via een persoonlijke omgeving voor docenten kunnen ze zien in welke cursussen ze een rol spelen. 

Tot slot kan het JPAO met de data die ze verkrijgen nu gericht geautomatiseerde marketingprocessen in gang zetten. Uiteraard houden we daarbij rekening met de AVG. Met deze gerichte marketingcampagnes kan het JPAO het aantal inschrijvingen verhogen. 

Het resultaat 

Via www.paoleiden.nl kunnen deelnemers zich nu online inschrijven voor cursussen van het JPAO. Dit is een proces dat voor een groot deel geautomatiseerd is, waardoor de inschrijvingen efficiënter verlopen. Hierdoor zijn de werkzaamheden voor het secretariaat bij het verwerken van de inschrijvingen behoorlijk afgenomen. Ook is de kwaliteit van de inschrijvingen verbeterd en zijn er minder fouten in de verwerking ervan. 

Dankzij BEND Event heeft JPAO controle over de gehele keten: van de online positionering tot de financiële afhandeling. Ook worden diverse disciplines binnen het JPAO, zoals de opleidingsmanager, het secretariaat en de marketingafdeling, met elkaar verbonden. Data wordt op deze manier efficiënter toegepast, zodat losse systemen overbodig zijn geworden. 

Hoewel marketing automation een nieuwe discipline is binnen het JPAO, hebben ze nu de kans om te leren wat de juiste benadering van de doelgroep is. Met de ervaringen en de toepassing van Performance Management kunnen campagnes terwijl ze lopen aangepast worden. In combinatie met een goede SEO- en SEA-strategie zorgt marketing automation voor een hogere conversie: meer inschrijvingen. 

Kenmerken 

BEND Event, Dynamics 365, Umbraco, Click Dimensions, Ingenico, Event management, Open Trainingen, Incompany trainingen, Congressen, Inschrijfproces, Docentbeheer, Financiële afhandeling, Payment Service Provider, surveys, klantmetingen, 360 Klantbeeld, Marketing Automation, AVG, Mijn omgeving, proces optimalisatie, Digitale Leeromgeving, SLA Beheer, BEND Experience