Kisuma Chemicals

Kisuma Chemicals BV (Kisuma) is opgericht in december 1997 en is verantwoordelijk voor de productie, marketing en verkoop van magnesiumverbindingen wereldwijd, uitgezonderd het verre oosten. Deze niet schadelijke producten worden hoofdzakelijk toegepast in de kunststof producerende en verwerkende industrie.

Vraagstelling

Kisuma is de laatste jaren flink gegroeid. Deze groei zorgt voor toenemende complexiteit in het verkoopproces en deze heeft een kritiek punt bereikt. Het nemen van beslissingen en effectief bedienen van de klant wordt lastiger. Om de belofte “any time – any place – any quantity” na te komen groeit de afhankelijkheid naar de Sales Managers. Zij voorzien in belangrijke informatie over zaken als prijs, klantinformatie, afnameverwachting en budget.

Om de groei te blijven faciliteren is professionalisering nodig. Er bestaat behoefte naar structuur in zowel de bron (operationele sales) alsmede in overkoepelende informatie (reporting). De keuze en implementatie van een CRM pakket helpt bij het oplossen van deze uitdaging.

Oplossing

Inzicht voor Customer Service
Om meer grip te kunnen krijgen op de verscheping van goederen hebben we voor Kisuma in CRM een functionaliteit ontwikkelt die medewerkers van de Customer Service beter helpt om het verschepen van goederen te monitoren. Zo wordt voor verschillende scenario’s aangegeven welke documenten er nodig zijn voor de verscheping kan plaatsvinden en worden medewerkers geattendeerd wanneer deadlines in gevaar komen.

Ook wordt CRM ingezet voor de klachtafhandeling. Kisuma doet deze klachtafhandeling conform de ISO9001-norm. We hebben CRM op basis van deze kwaliteitseis zo ingericht dat Customer Service hierin optimaal wordt gefaciliteerd.

Ondersteuning van salesmanagers
De totstandkoming van een verkoopprijs is afhankelijk van verscheidene factoren zoals producttype, verpakkingskeuze en transportopties. Om uniform tot een flexibele productprijs te komen hebben we voor Kisuma een tool ontwikkelt die salesmanagers hierin faciliteert.
Op basis van deze prijsstelling zijn salesmanagers in staat op offertes te maken en te versturen en worden gemaakte prijsafspraken verwerkt naar Exact Globe.

Naast de offertes die op verzoek worden gemaakt, worden via de website van Kisuma samples aangevraagd. Deze proefaanvragen worden financieel afgehandeld in Exact en via een API verwerkt naar CRM om daarin te worden opgevolgd.

De verzameling van alle orderdata en goedgekeurde offertes zorgen uiteindelijk voor een forecastplanning die door de Supply Chain Manager de basis bieden voor de productie van magnesiumverbindingen.

Resultaat

De toename in direct klantcontact met nationale en internationale klanten geeft Kisuma de kans verder te excelleren op het gebied van dienstverlening. CRM voorziet in een breder en geïnformeerd klantbeeld. De verkooporganisatie is hiermee in staat gesteld om succesvoller in contact te treden met klanten.

Daarnaast ondersteunt CRM de Customer Service medewerkers in het verwerken van orders en beantwoorden van vragen van klanten. Dit heeft gezorgd voor een effectiever proces en daarmee een aanzienlijke tijdsbesparing. Kortom hebben we ervaren dat de integrale beschikbaarheid van informatie enerzijds bijdraagt aan een hogere kwaliteit van dienstverlening en aan de andere kant aan een effectiever intern proces.