Boerhaave Nascholing (LUMC)

Boerhaave Nascholing is een opleidingsinstituut voor professionals in de zorg- en medische sector. Het is een onderdeel van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC). Het aanbieden van nascholing aan zorgprofessionals is 1 van de kerntaken van het LUMC. Ze willen met Boerhaave Nascholing hun stevige marktpositie, zowel nationaal als internationaal, versterken. Om hieraan te kunnen voldoen, was er naast een organisatorische verandering ook een professionaliseringsslag op het gebied van software nodig. BEND heeft daarbij ondersteund. 

De uitdaging

Het LUMC had behoefte aan een integraal platform waarbij de klant vanuit 1 perspectief bediend wordt, in welke fase van het klantproces hij zich ook bevindt. Dit is geen kleine wijziging, want het raakt de hele keten van het klantproces en daarmee de complete organisatie. 

Boerhaave Nascholing wilde daarnaast elk type opleiding borgen aan de hand van de eisen die de Boerhaave Commissie stelt. Het mag niet uitmaken of het om een open training, in-company-traject, congres of masteropleiding gaat.  

Het hele inschrijfproces moet via het platform geautomatiseerd verlopen, van inschrijving op de website tot de betaling van de factuur. Daarnaast moet het een communicatiefunctie hebben voor deelnemers en het inschrijfbureau. 

Tot slot moest het platform een bijdrage leveren aan het opbouwen van een langetermijnrelatie met de deelnemers. Ze moeten steeds op de hoogte zijn van het laatste cursusaanbod, en op basis van hun klantbeeld en doorgegeven voorkeuren benaderd kunnen worden. Daarnaast moest ook de website vernieuwd worden. 

Onze oplossing

Na marktonderzoek kwam Boerhaave Scholing bij BEND uit. Onze oplossing BEND Event, gebaseerd op het Dynamics 365-platform, bleek goed te passen. BEND Event maakt gebruik van de standaard CRM-mogelijkheden, aangevuld met onze expertise rondom het organiseren van contractonderwijs. BEND Event zorgt ervoor dat Boerhaave Nascholing elk type opleiding uniek kan organiseren.  

We hebben de website ontwikkeld met behulp van Umbraco, een technisch platform. De nieuwe website bestaat als template in BEND Event. De site zorgt niet alleen voor de juiste profilering van de organisatie, maar communiceert ook met Dynamics 365. Het cursusaanbod wordt hierdoor rechtstreeks op de website gepresenteerd. 

Mogelijkheden van het platform 

Een bezoeker kan door de verschillende zoekfilters doelgericht zoeken in het cursusaanbod. Daarna kan hij zich eenvoudig online inschrijven. Tijdens het inschrijfproces is er ruimte voor specifieke voorkeuren van de deelnemer. Betalen voor de cursus gaat gemakkelijk online via de payment service provider Ingenico.  

Na het inschrijven, handelt Dynamics 365 de inschrijving automatisch af. De bevestiging voor de inschrijving wordt verstuurd, hij krijgt toegang tot de Mijn Boerhaave-omgeving, de factuur wordt verstuurd en het persoonlijke profiel van de deelnemer wordt ingevuld. 

Mijn Boerhaave 

Tijdens de cursus heeft de deelnemer toegang tot Mijn Boerhaave. Dit is een digitale leeromgeving, via de app Moodle, waar de inhoud van de opleiding en andere inhoudelijke documentatie gedeeld kan worden met andere deelnemers en studeren. Ook kan hij er zijn voorkeuren aangegeven en zich inschrijven op andere cursussen. 

Aanwezigheidsregistratie met barcode 

Om in aanmerking te komen voor een certificaat, moeten deelnemers voldoende punten scoren. Die krijgen ze op basis van hun aanwezigheid. Door barcodes te scannen tijdens bijeenkomsten, worden die punten automatisch geregistreerd en toegekend in BEND Event, en daarna aangeboden aan het platform PE-online. Na het volbrengen van de cursus is het certificaat beschikbaar in Mijn Boerhaave. 

Docentcontracten 

Een belangrijk onderdeel van eventmanagement is docentbeheer. Docentcontracten worden aangemaakt en beheerd in BEND Event. Met deze contracten worden ze gekoppeld aan cursussen. Via Mijn Boerhaave kan een docent zien in welke cursussen hij een rol heeft. 

Marketing automation 

Omdat alle data van de doelgroep nu in 1 platform gevat is, kan Boerhaave geautomatiseerde marketingprocessen inrichten. Uiteraard houden we daarbij rekening met de AVG. Binnen de grenzen van die wet kan Boerhaave gerichte marketingcampagnes inzetten om meer inschrijvingen te realiseren. 

Het resultaat

Via www.boerhaavenascholing.nl kan de deelnemer zich inschrijven op cursussen van Boerhaave Nascholing. Hierdoor zijn de administratieve werkzaamheden van het secretariaat voor het verwerken van de inschrijvingen drastisch afgenomen. Door de verregaande automatisering van het proces is de kwaliteit bovendien hoger en zijn er minder fouten in de verwerking van gegevens. 

Met BEND Event heeft Boerhaave Nascholing controle over de gehele keten. Aan de ene kant gaat dat om de online positionering van de organisatie en het bedienen van de doelgroep. Aan de andere kant biedt BEND Event inzage in de financiële afhandeling van de cursussen. Door dit overzicht worden bijvoorbeeld de opleidingsmanager, het secretariaat en de marketeer met elkaar verbonden, wordt data efficiënter toegepast en zijn losse systemen overbodig geworden.  

Marketing automation is in deze vorm nieuw voor Boerhaave. Ze zijn al lerend op zoek naar de juiste benadering van hun doelgroep. Dankzij Performance Management kan de marketingflow snel en eenvoudig aangepast worden, om op die manier gerichter te communiceren met de doelgroep. Met marketing automation is het mogelijk om verschillende marketingactiviteiten met elkaar te verbinden, om op die manier meer inschrijvingen te realiseren. 

Kenmerken 

BEND Event, Dynamics 365, Umbraco, Click Dimensions, Ingenico , Moodle, Event management, Open Trainingen, Incompany trainingen, Congressen, Inschrijfproces, Docentbeheer, Financiële afhandeling, Payment Service Provider, 360 Klantbeeld, Marketing Automation, AVG, Mijn omgeving, proces optimalisatie, Digitale Leeromgeving, SLA Beheer, BEND Experience