• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: vertraging, pittig stuurgroepoverleg en succes!

We bouwen een nieuw CRM- en ERP-systeem voor Kompas Veiligheidsgroep. Met een week vertraging hebben we inmiddels sprint 3 opgeleverd, waarin de focus volledig op planning lag. Een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van Kompas, dus ook een belangrijke sprint. Deze keer kijken we niet alleen met projectleiders Chris van Kompas en Marc van BEND terug, maar komen ook consultant Joseph en key user Gerwin aan het woord. 

Hoe verliep sprint 3? 

Net als bij zo veel andere bedrijven, hakte de maatregelen rondom het coronavirus er flink in bij Kompas. Veel trainingen kunnen niet meer gegeven worden, wat grote gevolgen had voor de planning. Om dit allemaal in goede banen te leiden, heeft het project een week stilgelegen. De implementatiedatum van 1 september komt niet in het gedrang, al laat deze crisis natuurlijk ook zien dat er veel belangrijkere zaken zijn. 

Marc vertelt over het werk in sprint 3: “We hebben ons volledig op zogenaamde events gestort, oftewel het plannen van de trainingen en alles wat daarbij komt kijken. Een groot en daardoor spannend punt, omdat de verwachtingen hooggespannen waren en het zo’n belangrijk onderdeel van het dagelijks werk is. We hebben daarom ook wat extra sessies met de mensen van planning gehad, om het bedrijfsproces nauwkeurig in de smiezen te krijgen. Met name Joseph heeft daar veel tijd en energie in gestoken.” 

Joseph is consultant bij BEND. Naast dat hij verantwoordelijk is voor het beheer van standaardoplossingen als BEND Event, heeft hij ook de werkwijze in sprints helpen ontwikkelen. Daarnaast is hij dagelijks bezig met de ontwikkeling van het nieuwe systeem voor Kompas. Joseph: “In BEND Event zit een hele simpele planningstool, maar die heeft niet genoeg functionaliteiten om te kunnen gebruiken voor Kompas. Gelukkig zijn er binnen Dynamics meer mogelijkheden, en die hebben we deze sprint benut. Dat was best even ingewikkeld, omdat Kompas de eerste klant is die hierom vraagt. Om het optimaal in te richten, heb ik een ochtend bij de planners gezeten. Ook hebben we extra tijd gestoken in het formuleren van de user stories, zodat de achterliggende behoeften duidelijk werden. Aan het eind van sprint 3 lag er een mooie planningstool, waarmee we volgens mij perfect de toegevoegde waarde van Microsoft Dynamics laten zien.” 

Niet alleen rozengeur 

Bij zo’n groot project als dit kun je er natuurlijk niet vanuit gaan dat alles helemaal vlekkeloos verloopt. In sprint 3 kwam er even een kleine kink in de kabel, maar gelukkig is die ook weer overwonnen. Chris: “Het stuurgroepoverleg ging even niet helemaal zoals verwacht. We hadden het idee dat we goede afspraken hadden gemaakt over de verantwoordelijkheden en mate van betrokkenheid van het MT, maar dat bleek niet helemaal het geval. Ronald en zijn vrouw Judith, die samen het MT vormen, zijn tot de conclusie gekomen dat ze meer inhoudelijk betrokken wilden worden, dus daar hebben we in het stuurgroepoverleg over gediscussieerd. Dat was erg waardevol.” 

“Het gaat natuurlijk ook om een flinke investering, dus ik begrijp goed dat Ronald en Judith goed geïnformeerd willen worden. Tegelijkertijd moeten we ervoor waken dat het MT te veel op de details gaat letten, want dat is juist mijn rol en die van de key users. We hebben de gulden middenweg gevonden door af te spreken dat Ronald en Judith bij het validatieoverleg van de user stories zijn om deze te toetsen aan het beleid van het bedrijf. Daarnaast zijn ze aanwezig bij de pre-demo richting het einde van de sprint, zodat ze in zo vroeg mogelijk stadium zien wat er gebouwd is. Eventueel kunnen ze hier dan nog op bijsturen. Hoewel het best wel even een pittig stuurgroepoverleg was, ben ik blij dat we er met z’n allen van geleerd hebben en tot een goede oplossing zijn gekomen. Wat me vervolgens ook erg blij maakt, is dat tijdens het validatieoverleg voor sprint 4, voor het eerst met Ronald en Judith erbij, alle user stories goedgekeurd zijn. Dat betekent dat we ons werk goed gedaan hebben en op de goede weg zitten!” 

Sprint 4: uitdagingen in coronatijd 

Door de zogenaamde ‘intelligente lockdown’ zal sprint 4 zich volledig online afspelen. Daar is BEND al langer op ingericht, maar Kompas nog niet. Maar er is Joseph de afgelopen weken wel iets opgevallen: “Kompas heeft de omschakeling naar online werken razendsnel gemaakt. Het scheelt dat ze de tools al in huis hadden, maar de snelheid waarmee ze die ook daadwerkelijk in gebruik hebben genomen, is ongelooflijk. Wat ik een mooie bijkomstigheid vind, is dat ik de reistijd nu kan gebruiken om aan het systeem te werken. En tegelijkertijd is dat ook nog beter voor het milieu. Ik ben benieuwd hoe het ons allemaal gaat bevallen!” 

Chris vult aan: “We hadden inderdaad al allerlei samenwerkingsmogelijkheden in de cloud, maar er was nog geen noodzaak om het te gebruiken. Tegelijkertijd geeft deze crisis ons ook de kans om verder vooruit te werken: we geven voorlopig geen cursussen, dus kunnen meer tijd steken in het nieuwe systeem. Gelukkig is BEND daar ook heel flexibel in, zodat we bijvoorbeeld al wat toekomstige sessies naar voren konden halen. Maar laten we eerst eens beginnen aan sprint 4.” 

“In sprint 4 gaat het om het verwerken van inschrijvingen”, vertelt Marc. “We hebben nu relaties aan de ene kant en een trainingsaanbod aan de andere kant, die moeten nu samenkomen. We krijgen te maken met een inschrijfproces. Niet alleen door deelnemers zelf, maar ook door een contactpersoon bij een organisatie die deelnemers inschrijft. Dat event zet vervolgens weer allerlei andere zaken in beweging, zoals het versturen van een bevestigings- en uitnodigingsmail. We hebben eerder met PowerApps een app gebouwd voor aanwezigheidsregistratie, die gaan we nu op maat maken voor Kompas. Zo kunnen instructeurs de aanwezigheid van deelnemers op heel eenvoudige wijze direct in Dynamics gaan vastleggen.” 

Key user Gerwin draait al vanaf het begin van het project mee. Hij heeft al de nodige ervaring met Dynamics, maar zag in het begin dat het toch lastig was om los te komen van het huidige systeem: “Daarom vind ik het bijvoorbeeld ook zo mooi dat er nu een app gemaakt gaat worden. Op die manier wordt de toegevoegde waarde van het nieuwe systeem steeds beter zichtbaar. Ik merk ook dat het steeds makkelijker wordt om user stories op te stellen. Daar helpt het vaste stramien dat Joseph aan ons heeft uitgelegd ook erg bij. Je wordt verplicht om na te denken waarom je een bepaalde functionaliteit nodig hebt. En als je daar geen antwoord op kunt geven, betekent dat vaak dat je het niet echt nodig hebt. Het helpt ons de oogkleppen af te doen en echt de volledige mogelijkheden van Dynamics te benutten. Het sprinten vind ik trouwens ook een hele mooie werkwijze. Het is gaaf om te zien hoe snel een idee op papier omgezet wordt naar een werkend stuk software. Ik kan niet wachten tot we straks met opportunitymanagement aan de slag gaan, omdat dat mijn dagelijkse werk het meest gaat beïnvloeden.” 

Maar eerst dus sprint 4, waarin ook nog een koppeling wordt gebouwd met A New Spring. Marc: “Hiermee verzorgt Kompas online webinars en digitale examens. Zodra iemand zich inschrijft komt dat in Dynamics. Dankzij de koppeling wordt hierdoor automatisch een webinaromgeving aangemaakt in A New Spring, zodat de inschrijver zich daar kan aanmelden en digitaal examen kan doen. Het resultaat van dat examen komt weer terug naar Dynamics, zodat een instructeur kan zien of iedereen z’n digitale examen heeft gemaakt. Ook weer een mooi stukje techniek waarmee we het werk bij Kompas wat makkelijker willen maken.” 

Ben je benieuwd naar wat een implementatie van Dynamics 365 voor jouw opleidingsinstituut kan betekenen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder!