• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: salesproces, financiën en een naderende deadline

Samen met Kompas Veiligheidsgroep werken we aan hun nieuwe ERP- en CRM-systeem op basis van Microsoft Dynamics. Inmiddels is niet alleen sprint 5 al afgerond, maar zijn we ook al bijna 2 weken onderweg in sprint 6. Complexe sprints die veel tijd kosten, waardoor projectleider Chris van Kompas en Marc van BEND niet zeker weten of de oorspronkelijke deadline gehaald gaat worden.

Sprint 5: alles over verkopen

Naast dat Chris projectleider is, is hij verantwoordelijk voor de commercie binnen Kompas. Dit onderwerp stond in sprint 5 centraal. In principe is alles opgeleverd zoals afgesproken, maar van een klein stuk functionaliteit is besloten om het voorlopig even achterwege te houden. Marc: “We willen het salesproces zo ver mogelijk automatiseren. Dat is voor een groot deel gelukt. Daarbij was er een uitdrukkelijke wens van Kompas om stuurinformatie te genereren, zodat het onderbuikgevoel van de accountmanagers een minder grote rol speelt. Uiteindelijk blijken die onderbuiken toch erg belangrijk te zijn, dus hebben we gezamenlijk besloten om daar niet te veel aan te tornen. Dat betekent dat we bijvoorbeeld wel kunnen gaan sturen op bepaalde doelen en dat we verkoopkansen aan campagnes kunnen koppelen. Ook is het nu mogelijk om klanten een bepaalde status te geven, maar dat deel automatiseren we nog niet op basis van onderliggende data.”

Chris: “Ik ben echt fan van data, dus ergens vond ik het wel jammer dat we deze stap moesten zetten. Tegelijkertijd snap ik ook dat niet iedereen mijn databehoefte deelt. En als je dan wel met allerlei data komt, kan dat juist tegen je gaan werken. Daarom is het goed dat we de dieperliggende data voorlopig nog niet actief gaan gebruiken. We zorgen eerst maar eens voor een stabiele en bruikbare basis, de rest komt dan vanzelf.”

Deze sprint is er ook voor het eerst met een pre-release gewerkt. Hierin kunnen medewerkers van Kompas de functionaliteiten uit voorgaande sprints in samenhang testen. “Er is een productieomgeving in de lucht, waar Kompas nu met 3 dingen aan de slag kan”, vertelt Marc. “Er kunnen opleidingstemplates aangemaakt worden, ze kunnen doelstellingen vastleggen waar straks na livegang aan voldaan moet worden, en er kunnen evaluatieformulieren gemaakt worden met Microsoft Forms.”

Chris: “Met een productieomgeving zorgen we er niet alleen voor dat we inzicht krijgen in de werking van het hele nieuwe systeem en onderliggende processen, maar ook dat meer mensen ermee gaan werken. Ik denk wel dat het nodig gaat zijn om er bij iedereen tijd voor in te roosteren, omdat niet iedereen er vanuit zichzelf mee aan de slag gaat. Het valt me sowieso wat tegen hoeveel tijd we ‘over’ hadden tijdens de lockdown. Natuurlijk hadden de instructeurs wel meer tijd omdat ze geen cursussen gaven, maar het kantoorpersoneel was toch gewoon erg druk met allerlei administratieve handelingen en aanpassingen. Inmiddels trekt het gewone werk weer aan en kunnen we weer cursussen geven, dus het wordt een mooie uitdaging om alles goed te testen!”

Sprint 6: Financiën. Niet complex, wel veelomvattend

Inmiddels is sprint 6 al bijna 2 weken aan de gang. Bij de intake bleven er veel vragen onbeantwoord, waardoor er een soort tweede intake moest komen. Hier is een extern financieel adviseur aangeschoven, die gelukkig veel wist toe te voegen. Marc: “Kompas heeft op het gebied van facturatie veel maatwerk geleverd. Dat is natuurlijk prima, maar als je wilt automatiseren, is dat erg lastig.” Chris vult aan: “We hebben voor deze sprint zeer specifieke kennis over het financiële proces nodig. Niet dat het nu zo complex is, maar er zijn in de afgelopen 13 jaar wel ontzettend veel uitzonderingen gecreëerd. Er was destijds maatwerk nodig, bijvoorbeeld om een klant binnen te halen of omdat het huidige systeem niet goed functioneerde. Feit is dat we daar nu vanaf moeten, het hele proces moet opnieuw gekaderd worden. We gaan nu proberen om 80 tot 90% te automatiseren. Met de laatste 10% van onze klanten moeten we dan om tafel, om te zien hoe we de huidige afspraken in het nieuwe systeem kunnen gieten. We werken een nauwkeurige flow uit voor Joseph, waarin alle huidige mogelijkheden en afspraken uitgewerkt worden.”

Achteraf is mooi wonen

Morgen staat er een stuurgroepoverleg op de planning. Spannend, omdat beide projectleiders hun twijfels hebben over de haalbaarheid van de deadline. 

Marc: “Er zijn verschillende dingen gebeurd waardoor we vertraging hebben opgelopen. Soms lag het aan onze capaciteit, soms aan de capaciteit bij Kompas. Ook de coronacrisis heeft natuurlijk zijn invloed gehad, en heeft dat nog steeds. Daarom gaan we morgen de koppen bij elkaar steken om te zien hoe we dit gaan aanpakken.”

Chris: “Theo Maassen kwam eens met de uitspraak: ‘achteraf is mooi wonen’. Tom Dumoulin herhaalde dat een tijdje geleden nog eens. En ik besef me maar al te goed dat het nu makkelijk praten is, maar ik denk dat de sprints best 5 of 6 weken hadden mogen duren. Vanaf sprint 3 lopen we eigenlijk steeds iets achter de feiten aan, waardoor het achterstallig werk steeds iets oploopt. Geen verwijt richting BEND en ook niet naar onszelf: het is wat het is. Maar ik gebruik liever het huidige systeem nog iets langer, dan dat we op 1 september met een suboptimaal nieuw systeem live gaan. En het zal niet de eerste keer zijn dat zo’n groot project wat vertraging oploopt. We gaan het zien in de stuurgroep, morgen!”

Meer weten?

Hoewel het spannend is of we de oorspronkelijke deadline halen, is er geen twijfel over de toegevoegde waarde van Dynamics voor opleidingsinstituten. Benieuwd hoe het jouw bedrijfsprocessen kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op.

Labels:,