• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: op naar sprint 1!

Zoals je eerder al hebt kunnen lezen, bouwen we samen met Kompas Veiligheidsgroep aan een nieuw softwaresysteem voor ERP en CRM. Hun huidige software voldoet niet helemaal meer. Zo sluit het onder andere niet voldoende aan bij de werkprocessen en biedt het niet de inzichten in data die ze nodig hebben om te kunnen groeien zoals ze willen. Inmiddels zijn we begonnen en hard aan het werk in sprint 1. In dit artikel kijken we nog even terug, samen met projectleider Marc van BEND en Chris van Kompas.

 Data boven alles? 

Chris is vanuit eerdere functies gewend om te sturen aan de hand van data. Meten is voor hem weten, al moet je natuurlijk wel verder kijken dan de kille cijfers. Helaas bleek al snel dat het huidige systeem niet toereikend was. Ten eerste waren aanpassingen steeds maatwerk, waardoor ze erg kostbaar waren. Om die reden is er een aantal keer voor gekozen bepaalde functionaliteiten niet te laten bouwen, die wel noodzakelijk blijken. Ten tweede zijn de huidige gebruikers niet betrokken geweest bij de ontwikkeling van het systeem, waardoor het niet gebruikt werd zoals bedacht. 

Chris: “Ik ben gewend om te werken met systemen die me alle data geven die ik nodig heb en waarmee ik zelf dashboards en rapporten kan bouwen. Ook andere medewerkers hebben al vaker laten weten dat ze meer verwachten van het CRM-systeem. In april 2018 besloten we vanuit het management dat er een nieuw systeem moest komen en zijn we op zoek gegaan naar een partij om mee samen te werken.” 

Uitgebreide pakketselectie 

Over de pakketselectie vertelt Chris: “Ronald, directeur-eigenaar van Kompas, heeft 2 adviseurs in zijn kennissenkring, die ons geholpen hebben met de pakketselectie. We hebben een uitgebreid RFI (Request For Information) geschreven, waarin we duidelijk maken waar het systeem aan moet voldoen en hoe het aanbestedingstraject moet verlopen. Ook hebben we erin gezet waar een implementatiepartner aan moet voldoen. Dat deden we samen met een groep vertegenwoordigers van iedere afdeling. Dit zijn de mensen die met het nieuwe systeem moeten werken en als geen ander weten wat er noodzakelijk en handig is. Op die manier creëren we direct draagvlak, wat niet mag ontbreken bij een succesvolle implementatie. Je kunt nog zo’n mooi systeem ontwikkelen, maar uiteindelijk bepalen de gebruikers het succes! Op aanraden van de adviseurs hebben we vervolgens een groot aantal bedrijven gezocht en aangeschreven. Van de 13 partijen die we hebben aangeschreven, hebben zich er 10 ingeschreven voor het aanbestedingstraject.” 

De volgende stap was om de 10 inschrijvers terug te brengen naar 4 partijen die een demo mochten geven. Chris: “Om daartoe te komen, hebben we de aanbiedingen allemaal doorgenomen en een persoonlijke top 4 gemaakt. Toen bleek al dat BEND bij iedereen in de top 3 stond, dus het was duidelijk dat zij sowieso werden uitgenodigd voor een demo!” 

Projectleider Marc van BEND: “We waren er natuurlijk al trots op dat we werden uitgenodigd voor een demo. Maar als je meedoet om het podium, wil je natuurlijk winnen! Daarom hebben Bert en ik onze presentatie tot in de puntjes voorbereid, met een demo van het systeem dat al behoorlijk ver aansloot op de wensen van Kompas. Daarmee hoopten we ze te overtuigen om voor BEND te kiezen.” 

En dat is gelukt. Na de demo’s stond BEND unaniem bovenaan het lijstje. Chris: “Marc en Bert zijn een goed afgestemd koppel die zeggen waar het op staat. Hun nuchterheid en ervaring heeft ons mede overtuigd. Ook het feit dat ze met Dynamics 365 als standaardoplossing werken en dat voor commerciële opleiders al vaker op maat hebben gemaakt, gaf ons veel vertrouwen. We hebben het gevoel dat we met deze software echt klaar zijn voor de toekomst, en nog klantgerichter kunnen werken.” 

Als laatste selectiestap heeft Kompas 2 bedrijven bezocht, waarvan BEND er 1 was. “We wilden een kijkje in de keuken nemen en sfeer proeven”, vertelt Chris. “Ook toen werden we gesterkt in onze voorkeur voor BEND: we zagen geen ontwikkelaars maar consultants bij BEND. Mensen die meedenken, ons een spiegel voor durven houden en volledig vertrouwen hebben in en trots zijn op hun systeem. Daarnaast was er een hele goede klik: ook niet onbelangrijk als je een samenwerkingspartner zoekt.  En nu zijn we begonnen!” 

Sprint 1: de grote schifting 

Marc: “Kompas heeft enorm veel tijd gestoken in het uitwerken van hun eisen en wensen. Dat heeft gezorgd voor een flink Excel-document. In de eerste sprint zijn we vooral bezig met het structureren van die wensen. Sprint 1 moet onder andere leiden tot een projectplan, een sprintplanning en het invullen van de randvoorwaarden. We zorgen samen met Kompas dat we inzicht krijgen in de bedrijfsprocessen, stellen persona’s op en formuleren user stories. Die wijzen we vervolgens toe aan sprints, om ze daarna te prioriteren binnen de sprint. Dan zien we ook al snel wat er wel en niet binnen de beoogde ontwikkeltijd gaat lukken, zodat we daar ook samen keuzes in kunnen maken.” 

Over de eerste sprint vertelt Chris: “We waren best wel aan het zoeken: hoe maken we nu duidelijk wat we in welke sprint gerealiseerd willen hebben. Gelukkig hebben we dankzij Marc en consultant Joseph geleerd om er in Jip-en-Janneke-taal over te praten, waardoor alles mooi simpel en overzichtelijk wordt. En we hielden al rekening met een flinke tijdsinvestering, maar in de praktijk blijkt alles nog wat langer te duren. Deze werkwijze vraagt om een andere manier van denken, die uitdagend en leerzaam is voor ons allemaal. Maar we weten ook dat het ons in de komende sprints alleen maar gaat helpen als we er nu voor zorgen dat we alles duidelijk hebben.” 

Marc: “We hebben het huidige systeem als uitgangspunt genomen. We kijken naar wat er goed is en wat beter kan. En natuurlijk naar alles wat slecht werkt en dus verbeterd moet worden en wat er simpelweg uit kan. Tot slot kijken we ook nog naar dat wat nog niet in het huidige systeem zit, maar wel gewenst is. Door dit om te zetten in user stories en die in te plannen in een sprint, zorgen we ervoor dat we straks een eindresultaat neerzetten waar we allebei trots op kunnen zijn.” 

Tot slot 

Inmiddels zijn we een stuk op weg in sprint 1. Over een paar weken lees je alles over het verloop van die sprint en geven we je een doorkijkje naar de volgende sprint. Voor nu weten we alvast dat alle user stories voor sprint 2 en 3 al klaarliggen en daar alleen nog wat puntjes op de i nodig zijn. Wil je meer weten over de implementatie van Dynamics 365 voor jouw onderwijsinstelling? Neem dan contact met ons op, we vertellen je graag meer. 

Labels:, ,