• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: laat het inschrijven maar beginnen!

Bij Kompas Veiligheidsgroep werken we aan een nieuw CRM- en ERP-systeem. Sprint 4 is inmiddels afgerond, een sprint die volledig in het teken stond van het kunnen inschrijven op cursussen. Makkelijk gezegd, minder makkelijk gedaan, maar met de nodige flexibiliteit tot een prima einde gebracht. Met een beetje vertraging, dat wel. Projectleider Marc en consultant Joseph van BEND en projectleider Chris van Kompas vertellen er alles over.

Sprint 4: nog nét niet af

Het ging in deze sprint allemaal om inschrijven. Een proces dat op het eerste gezicht heel simpel lijkt, maar toch de nodige tijd en aandacht vraagt. Marc: “Zo’n inschrijfproces bestaat uit best veel stappen en uitzonderingen, waardoor het altijd een omvangrijk geheel is. Het kostte ook iets meer tijd dan gedacht, waardoor we sprint 4 net niet helemaal op tijd hebben afgerond. Daarom hebben we besloten dat ik alvast met sprint 5 begin, terwijl Joseph sprint 4 afrondt. Zo houden we de snelheid er mooi in en maakt Joseph een vliegende start met de volgende sprint.”

Joseph: “We hebben er eerst voor gezorgd dat alles rondom inschrijven in de basis goed in het systeem staat. We hebben daarom bijvoorbeeld nog geen koppeling met de website gemaakt, maar voeren de gegevens eerst nog handmatig in. Later gaan we het proces verder automatiseren. Het bleek best veel tijd te kosten om alle verschillende opties helemaal uit te werken. Zo zijn er verschillende cursusvarianten, waarbij steeds weer andere variabelen en voorwaarden een rol spelen. Ik werk nu nog aan de functionaliteit dat iemand een barcode krijgt bij zijn inschrijving, zodat die gescand kan worden door de instructeur. Hiermee wordt aanwezigheid registreren heel makkelijk. Ik vind het vervelend dat ik niet heb kunnen opleveren wat ik wilde opleveren, maar ben tegelijkertijd blij met de flexibiliteit en het begrip van Kompas. Hierdoor hebben we de sprint een week kunnen verlengen en kan ik het alsnog afronden. Door vanuit onze kant op te schalen, zorgen we ervoor dat we geen vertraging oplopen.”

Chris vult nog aan: “Je ziet dat de user stories in sprint 3 en 4 meer functionaliteiten bevatten, complexer zijn en dus meer tijd kosten. Gelukkig is er over en weer prima gecommuniceerd en zien we dat iedereen meedenkt en meewerkt om dit project tot een goed einde te brengen. Eigenlijk alleen maar goed!”

Testen verbeteren

Een belangrijk onderdeel van het werken in sprints, is het testen van de opgeleverde user stories. Ook is het belangrijk dat je continu kijkt naar het verbeteren van je eigen processen. Dat kwam in deze sprint mooi samen. Chris: “We kwamen erachter dat het testen van user stories iets te chaotisch verliep. Er werd nog functionaliteit vanuit sprint 3 getest, terwijl die van sprint 4 al klaarstaan en de volgende sprint er alweer aankomt. Daarom hebben we besloten een testdocument op te stellen. Gelukkig is Michelle bij ons net terug van zwangerschapsverlof, zij is de perfecte persoon voor deze taak: ze heeft de eerdere implementatie ook meegemaakt en is echt een dame van de processen. Fijn dat zij er weer is om dit op te pakken.” Joseph: “In het testdocument houden we op chronologische wijze bij wat de bevindingen vanuit het testen zijn, zodat we dat in de juiste volgorde kunnen verwerken.”

Chris vertelt ook dat hij het testen breder wil oppakken: “Ik had gehoopt dat onze key users als een soort ambassadeurs zouden fungeren, maar mede vanwege de coronaperikelen gebeurt dat minder dan verwacht. Daarom heb ik met Marc afgesproken dat we het testen breder gaan oppakken. We gaan met meer mensen en grotere onderdelen van het proces testen. Dat betekent dat we de resultaten van sprint 2, 3 en 4 aan elkaar knopen en in pre-productie zetten. Aan de ene kant gaat het nieuwe systeem daardoor bij meer mensen leven, aan de andere kant krijgen we ook weer betere inzichten in de werking ervan.”

Sprint 5: the great unknown

Kijken we naar sprint 5, dan begint Chris al bij voorbaat te stuiteren: “We gaan het salesproces aanpakken, en dat is van oudsher echt mijn domein. Wat ik heel gaaf vind, is dat we 80% van de functionaliteit in sprint 5 überhaupt nog niet kennen bij Kompas. En dat terwijl Joseph bij van alles aangeeft dat het standaardfunctionaliteit is van Dynamics. Dat is pas verwachtingsmanagement!”

Marc: “We gaan allerlei zaken oppakken die het salesproces moeten ondersteunen. We nemen onze BEND Sales-module al uitgangspunt en maken die op maat voor Kompas. Primair staat het salesproces centraal, maar er is hele interessante bijvangst. We verzamelen namelijk veel data die we in rapportages kunnen vatten. Dat kan in een aantal zogenaamde ‘dimensies’. Zo kunnen we in dimensie 1 bijvoorbeeld de klantwaarde bepalen, omzetdoelen per klant in de gaten houden en klanten aan de hand van die omzetdoelen onderverdelen in een aantal groepen. In dimensie 2 gaat het om campagnegestuurd werken. We meten bijvoorbeeld de voortgang van een campagne via de website of referenties, of kijken hoe een campagne voor markt X presteert ten opzichte van markt Y. In dimensie 3 gaat het om target en doelen, zodat de prestaties van de eigen organisatie gemonitord kunnen worden. Hier gaat het bijvoorbeeld om het wegen van opportunities, waarbij je inschat hoe groot de kans is dat een bepaalde offerte valt. De vraag is nog even of we dat automatiseren aan de hand van een aantal factoren, of dat de onderbuik van de accountmanager hier een grote rol speelt. In dimensie 4 proberen we in nog bredere zin de toekomst te voorspellen, door middel van allerlei dwarsdoorsnedes en rapportages.”

Chris: “Juist die schat aan data is wat me zo enthousiast maakt. Hierdoor haal je de menselijke interpretatie voor een groot deel uit de beslissingen, waardoor ze betrouwbaarder worden. Het is prettiger sturen op harde cijfers dan op een vermoeden. Dat zal best wennen zijn voor de accountmanagers, maar ze zullen vast snel inzien dat al die data hun werk juist makkelijker maakt en voor meer succes zorgt.”

“Een tegenvaller is het feit dat degene die we op het oog hadden voor het ontwikkelen van de website, niet meer bij ons werkt. De timing is erg ongelukkig, omdat we daar juist al tijdens deze sprint mee wilden beginnen. We zijn nu druk bezig met een oplossing, die zal vast snel komen,” besluit Chris.

Meer weten?

Dynamics 365 heeft ontzettend interessante mogelijkheden voor opleidingsinstituten. Ben je benieuwd wat het platform voor jouw processen kan verbeteren? Neem dan contact met ons op, we denken graag met je mee!

Labels: