• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: hobbel in de weg…

We werken al een aantal maanden aan het nieuwe ERP- en CRM-systeem van Kompas Veiligheidsgroep, natuurlijk op basis van Microsoft Dynamics. Het einde leek in zicht, maar helaas kregen we te maken met een onverwachte tegenslag. We praten weer met projectleider Marc van BEND en Chris van Kompas, die gelukkig allebei ook de positieve kant kunnen bekijken. Wat is er gebeurd?

Geen website, geen portaal

Een belangrijk onderdeel van dit project is de nieuwe website en bijbehorend portaal. In eerste instantie zou dit intern opgepakt worden, maar dat werkte helaas niet. Vervolgens is er besloten een externe partij in de arm te nemen, maar ook dit leverde niet het gewenste effect op. Chris vertelt: “De oplevering van de website en het portaal liet al wat langer op zich wachten dan we hadden gehoopt. Ook was de communicatie met het bureau niet optimaal, zo bleek het niet mogelijk om een demo te krijgen. Na het steeds opnieuw uitstellen van deadlines en onduidelijkheid over het verdere tijdspad, was ons vertrouwen in de goede afloop verdwenen, dus hebben we besloten de samenwerking te beëindigen.”

Marc vult aan: “Samen met Gerard hebben we nog geprobeerd de boel vlot te trekken, met een checklist die het bureau kon gebruiken voor de oplevering. Dat heeft helaas niet geholpen. Toen Chris ons om advies vroeg, gaf ik aan dat vertrouwen erg belangrijk is. Als dat weg is, kun je maar beter stoppen. Een flinke aderlating, maar er was eigenlijk geen andere optie.”

Tegelijkertijd is het ook goed om in de spiegel en kritisch naar jezelf te kijken. Chris: “We hebben dit onderschat, dat is zeker. We zagen de website en het portaal misschien te veel als een onderdeel van het project, terwijl het eigenlijk een project op zich is. En mede door de coronaperikelen had ik er te weinig focus op. En bij de lage offerte die we kregen, hadden we realistischer moeten zijn: voor dit geld kon het gewoon niet. Maar dat is achteraf, en dat blijft toch mooi wonen.” Ook Marc steekt de hand in eigen boezem: “Je gaf ook aan dat wij misschien meer op onze strepen hadden moeten gaan staan, en dat is kritiek waar we iets mee kunnen. Mede daarom hebben we nu besloten Gerard een prominentere rol te geven.”

Kwaliteit boven alles

Hoewel dit natuurlijk voor alle partijen ontzettend balen is, lijkt het ook geluk bij een ongeluk. Waarschijnlijk was het eindproduct namelijk niet goed genoeg en niet toekomstbestendig geweest, denken zowel Chris als Marc. “En dus geeft het ons de kans om opnieuw te beginnen en voor maximale kwaliteit te gaan”, vertelt Chris. “Ik heb er wel vertrouwen in dat we de investering uiteindelijk zullen terugverdienen, maar we moeten wel wat dingen anders doen. Daarom gaan we nu samen met Gerard een veel duidelijkere opdracht uitschrijven, zodat we niet nog een keer verrast worden.”

Marc: “Gerard heeft vaker met dit bijltje gehakt, dus logisch dat hij zich hiervoor gaat inzetten. We moeten voorkomen dat we straks een WordPress-site hebben waarbij de plugins provisorisch aan elkaar geknoopt zijn om de boel te laten werken. Straks ligt er een mooie opdracht en kunnen we er samen voor zorgen dat het deze keer gewoon gaat lukken.”

Het werk gaat door

Ondertussen worden de laatste functionaliteiten van het systeem uitgewerkt. Sterker nog, er worden al zaken toegevoegd die eigenlijk pas in de doorontwikkeling aan bod zouden komen. Marc: “Dat gaat in goed overleg, maar we hebben inmiddels wel besloten geen nieuwe actiepunten aan te maken. Deze tijd benutten we nu voor een ultieme test, waarbij we het proces van A tot Z door het systeem gaan halen.”

“Vanaf 1 december zal het systeem uitgerold worden, 2 weken later staat de huidige data klaar voor conversie”, vult Chris aan. “Daarna kunnen wij er alvast mee aan de slag, zodat we straks een vliegende start hebben als de nieuwe website live is!”

Meer weten?

Wil je weten op welke manier Microsoft Dynamics van toegevoegde waarde kan zijn voor jouw opleidingsinstituut? Neem dan contact met ons op, we geven je graag een demo!

Labels: