• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: groen licht voor het project!

We bouwen een nieuw softwaresysteem voor ERP en CRM voor Kompas Veiligheidsgroep. Eerder las je al over de voorbereiding op sprint 1. Vandaag kijken we terug op sprint 1 en geven we een doorkijkje naar sprint 2. Projectleiders Chris van Kompas en Marc van BEND hebben het projectplan opgeleverd en de stuurgroep heeft groen licht gegeven. Ze praten je in dit artikel bij over de voortgang. 

Terugkijken op sprint 1 

Sprint 1 stond vooral in het teken van het scheppen van duidelijkheid. Chris: “We hebben het projectplan doorgenomen en een doorkijk proberen te maken naar alle komende sprints. Voor een deel gaat dat op hoofdlijnen, maar met name voor sprint 2 en 3 keken we al naar de details: welke user stories liggen er? Welke functionaliteiten hebben we nodig en wat verwachten we van het systeem? Dit hebben we de afgelopen sprint heel nauwkeurig uitgewerkt. En met succes, want in het stuurgroepoverleg kregen we groen licht voor de volgende sprint!” 

Marc vult aan: “We hadden natuurlijk een goed gevoel toen we samen aan dit project begonnen, en dat gevoel is gelukkig alleen maar toegenomen. De gekozen werkwijze en denkwijze is best wennen, dus dat kostte best wat tijd. Maar je merkt dat er een enorme bereidwilligheid is, een drang naar professionalisering. Niet alleen bij de directie, maar ook bij de toekomstige gebruikers. Omdat het zo’n gigantisch project is, hebben we ook veel tijd gestoken in het zoeken naar zekerheid. Het vertrouwen in elkaar is enorm en de samenwerking verloopt helemaal naar wens!” 

“Sprint 1 was in die zin behoorlijk pittig”, zegt Chris. “Ik heb wel eerder dit soort projecten gedaan, maar om het te combineren met het dagelijkse werk: dat valt niet mee. Dat geldt natuurlijk ook voor collega’s die meewerken. BEND helpt ons daarmee door alles zo concreet en simpel mogelijk te maken. Ik merk wel dat we de neiging hebben om al heel erg over een oplossing na te denken, terwijl we dat juist aan BEND moeten overlaten. Het is aan ons om aan te geven dat we een bepaald probleem opgelost willen hebben, dan mag BEND bedenken hoe we dat gaan doen.” 

Marc beaamt dat: “Dat is precies hoe we het moeten gaan doen, en dat gaat steeds beter. Het risico is namelijk dat je anders te veel gaat overleggen over het hoe, terwijl dat juist onze specialiteit is. Wij komen wel met een advies en een aantal opties, dan kunnen we dát vervolgens bespreken. We hebben sowieso vanuit het project wat aandachtspunten benoemd waar we de komende sprints goed op willen letten. Bijvoorbeeld de uitgebreidheid van de scope van functionaliteit in de software, maar ook het prijsbeleid van Kompas naar de markt en de borging van functioneel beheer van het systeem in de toekomst. Door dit al op tijd te erkennen en benoemen, zorgen we ervoor dat dit geen problemen gaat opleveren.” 

Mannen op Nikes 

Tekenend voor dit project is de goede band die we met elkaar hebben. Dat blijkt uit van alles, bijvoorbeeld uit het feit dat Chris en Marc tijdens het stuurgroepoverleg allebei op hun Nike Air Maxjes binnenkwamen. Chris: “Ik geef toe, ik heb een beetje een schoenenfetisj. Dus toen ik hoorde dat Marc, net als ik, een customized paar Nike Air Max heeft, zag ik een mooie kans. Hoe mooi is het om samen als projectleiders eenheid uit te stralen door bij het stuurgroepoverleg dezelfde schoenen onder je pak te dragen? Misschien is er wel een mooie traditie geboren?” 

Op naar sprint 2 

Genoeg over sprint 1, wat staat er nu op het programma? “In sprint 2 gaan we ons voornamelijk richten op het 360-graden klantbeeld. Het gaat dan om de centrale vastlegging van personen en organisaties waar Kompas contact mee heeft. We kijken nu echt naar het fundament: welke relaties zijn er? Om welke organisaties gaat het en wie werken daar? Dat zijn de klanten en prospects waar het om gaat. Ook moeten we in staat zijn om verbanden en structuren tussen personen, organisaties en Kompas vast te leggen in het systeem. Dat is belangrijk, omdat er vaak afspraken gemaakt worden met een hoofdkantoor, die zomaar voor 300 winkels van toepassing kunnen zijn. Door goed vast te leggen met wie er afspraken zijn gemaakt, met wie er verder contact is en bij welke winkel diegene hoort, kunnen de medewerkers van Kompas hun werk sneller en beter doen. En dat is natuurlijk ook weer prettiger voor klanten.” 

Chris: “We denken nu na over wat we willen vastleggen en waarom. Onze eigen mensen spelen daarbij een belangrijke rol, want die weten goed wat ze nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen. De user stories voor sprint 2 liggen inmiddels vast. Daarnaast kijken we tijdens deze sprint ook wat we de volgende sprint willen doen. Ook denken we alvast na over de werkafspraken die straks moeten gaan gelden. Het systeem kan bepaalde dingen natuurlijk afdwingen, maar werkafspraken zijn onmisbaar als je wilt dat het systeem straks goed werkt.” 

“Wat deze sprint ook een belangrijke rol speelt, is de AVG. Het gaat namelijk om het vastleggen van allerlei privacygevoelige gegevens, en dat ligt tegenwoordig onder een vergrootglas. Daarom houden we er nu al rekening mee dat de manier van vastleggen voldoet aan alle wettelijke eisen. Tot slot willen we ook nog vast kunnen leggen wat de rol van iemand is in relatie tot Kompas. Is het iemand die beslissingsbevoegd is? Of is het een deelnemer die zich wil inschrijven? Door al deze informatie zullen de werkprocessen verbeteren en zal het hele traject bij Kompas soepeler verlopen en van hogere kwaliteit zijn.” 

Nog even over de samenwerking 

Hoe de samenwerking verloopt? Chris: “Marc en ik spreken elkaar elke week. Vaak digitaal, want dat is logistiek gezien wel zo makkelijk. Het is fijn dat Marc goed spiegelt en hands-on is: hij vraagt me regelmatig of we zeker weten dat we iets op een bepaalde manier willen hebben en draagt ook alternatieven aan. Zo maken we elkaar beter.” Ook Marc is goed te spreken over de samenwerking: “Ik zei eerder al dat ik onder de indruk ben van de bereidheid om samen een succes te maken van dit project. Het directe overleg met Chris verloopt ook heel soepel, wat natuurlijk erg prettig is. Ik blijf in ieder geval enorm enthousiast over het project en ben overtuigd dat we er een succes van maken.” 

Chris: “Ik wil toch ook mijn dank en waardering nog uitspreken naar de collega’s die me bijstaan in dit project. Ze moeten het toch maar even naast hun huidige werk doen en dat is niet niks. Petje af! Dat Marc een demo heeft laten zien, zorgde voor een hoop positieve reacties. Nu is het zaak om dat gevoel verder de organisatie in te brengen. We zijn in ieder geval gesterkt in onze keuze voor BEND!” 

Ben je benieuwd naar wat een implementatie van Dynamics 365 voor jouw opleidingsinstituut kan betekenen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder! 

Labels: