• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: de laatste loodjes…

Het nieuwe ERP- en CRM-systeem voor Kompas Veiligheidsgroep begint al duidelijk vorm te krijgen. Nu sprint 6 zo goed als afgerond is, kunnen we echt spreken van de laatste loodjes. Die wegen natuurlijk zwaar, omdat er nu allerlei zaken samenkomen. Gelukkig lijkt de oorspronkelijke deadline nog steeds haalbaar, volgens projectleider Marc van BEND en Chris van Kompas. Die laatste is trouwens ontzettend blij dat zijn rechterhand Michelle er weer is.

Sprint 6: de financiën

In onze vorige blog las je al dat de intake van sprint 6 niet helemaal naar wens verliep. Marc: “De financiële processen waren onvoldoende inzichtelijk, waardoor we 2 weken vertraging hebben opgelopen. Inmiddels is alles wel duidelijk en zijn we vol aan de slag om de achterstand in te lopen. Het lijkt erop dat dat gaat lukken, dus dat is erg mooi.”

“De eerste 2 weken van sprint 6 heb ik me best wel zorgen gemaakt”, vertelt Chris. “Er stond maar heel weinig op papier over onze processen, terwijl we dat wel hard nodig hadden. Om het allemaal wat te versnellen, hebben we het daarom anders dan anders aangepakt met onze key users. Waar we normaal gesproken met een hele groep vanuit diverse plekken in het bedrijf de user stories uitwerken, zijn we nu alleen met onze financiële experts aan de slag gegaan. Veel key users hebben ook weinig te maken met de financiën, dus we hebben ervoor gekozen de mensen in te zetten waar ze de meeste toegevoegde waarde hebben.”

En met succes! Het tweede deel van sprint 6 heeft heel veel workflows opgeleverd, en dat is niet alleen goed voor het werk in de sprint. Chris: “Door de flows te beschrijven, hebben we indirect ons beleid vastgelegd. Dat geeft ons weer houvast voor de toekomst, zodat we de processen waar nodig kunnen optimaliseren. Ik vind het mooi om te zien dat we, ondanks de vertraging, toch nog op schema lopen. Dat komt mede dankzij de terugkeer van Michelle.”

Rechterhand en advocaat van de duivel

Michelle is binnen Kompas verantwoordelijk voor de processen en templates. Ze heeft de vorige implementatie meegemaakt en weet ontzettend veel van de huidige systemen en processen. Nu ze terug is van zwangerschapsverlof, zet ze haar ervaring in binnen het project. Michelle: “Ik ben nu alweer een ruime maand aan de slag en vind het erg mooi om betrokken te zijn bij dit project. Ik probeer met mijn kennis en ervaring de juiste vragen te stellen, zodat we een zo goed mogelijk nieuw systeem hebben. Tegelijkertijd zorg ik ervoor dat intern alles op rolletjes loopt, zoals het blokken van de agenda van iemand die moet testen. Eigenlijk alles wat er bij zo’n groot project komt kijken.”

Chris vult aan: “Michelle heeft zo ontzettend veel kennis van het bedrijf, het is fantastisch dat we daar weer gebruik van kunnen maken. Ze durft echt kritisch te zijn, bijvoorbeeld door te vragen of we bepaalde zaken echt wel nodig hebben. Of nog sterker: ze zegt het gewoon als ze iets onzinnig vindt. Binnen het bedrijf is het echt een aanjager. Zonder Michelle zouden we niet staan waar we nu staan. Mooi dat ze er is om de laatste loodjes te helpen tillen.”

Het einde is in zicht: sprint 7, testen en livegang

Het grootste werk voor de laatste sprint ligt niet bij Kompas of BEND. Een externe partij is namelijk verantwoordelijk voor het maken van de website en de portalen. Maar dat betekent niet dat er verder niks hoeft te gebeuren. Marc: “Naast dat sprint 6 nog afgerond moet worden, is er nog genoeg te doen. Er moet met name nog erg veel getest worden. Om dat in goede banen te leiden, hebben we Auke naar voren geschoven. Een nieuw gezicht bij BEND, maar met een schat aan ervaring. Hij is nu regelmatig op kantoor bij Kompas om het testen te ondersteunen. We merken direct verschil!”

Dat beaamt Chris: “Joseph is de architect en zorgt voor een prachtig huis, en Auke zorgt voor een net zo mooie binnenkant. Oftewel: hij is er echt voor de gebruikerskant. Hij is hier 1 dag per week en weet in die tijd heel veel vragen op te lossen. Tegelijkertijd zie je dat hij onze collega’s meeneemt in de ontwikkeling, waardoor de gebruikersacceptatie ook stijgt. Het is niet zomaar dat ik de directie heb gevraagd om hem in de laatste fase van de implementatie en na de livegang nog een paar keer langs te laten komen. Daarnaast denken we er ook over na of Auke in de toekomst misschien het applicatiebeheer op zich zou kunnen nemen.”

Livegang komt eraan

10 augustus moeten de website en portalen opgeleverd zijn. Vervolgens is er tot 18 augustus tijd om alles te testen en accepteren. Vervolgens besluit de stuurgroep of de livegang door kan gaan. De laatste 1,5 week staat dan in het teken van de productieomgeving en de laatste puntjes op de i. Een spannende tijd, waar Chris wel blij van wordt: “Er wordt nu het meest van mij als projectmanager gevraagd, en dat bevalt me goed. De druk zit erop, nu gaat het erom om het overzicht te bewaren en goed te blijven communiceren. De samenwerking verloopt nog steeds goed en er worden goede stappen gezet. Ik heb er zin in!” Daar kunnen wij het alleen maar mee eens zijn!

Meer weten?

Dynamics kan voor veel onderwijsorganisaties ontzettend veel betekenen. Heb je vragen of wil je eens een demo zien? Neem dan contact met ons op, we vertellen je graag meer.

Labels:,