• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: de fundering krijgt vorm

Kompas Veiligheidsgroep wil een nieuw CRM- en ERP-systeem en wij mogen het bouwen. Je las eerder al over de voorbereiding op sprint 1 en hoe de eerste sprint is verlopen, vandaag is het tijd voor het volgende hoofdstuk. Sprint 2 is namelijk afgerond, dus we kijken samen met projectleider Chris van Kompas en Marc van BEND naar de resultaten. Uiteraard kijken we ook vooruit naar sprint 3 en verder.

Hoe verliep sprint 2?

In sprint 2 hebben een belangrijk deel van de fundering gebouwd: de klantkaart en cursistenkaart. Het zogenaamde 360-graden klantbeeld gaat over de centrale vastlegging van personen en organisaties waar Kompas contact mee heeft. Chris: “De eerste 2 weken van deze sprint zijn voor ons relatief rustig verlopen, omdat de focus minder op de korte termijn lag. De user stories lagen al vast, dus was het vooral aan ontwikkelaar Joseph om daar invulling aan te geven. Dat betekent niet dat we stil hebben gezeten: op onze vaste projectdagen hebben we ons gestort op de voorbereiding voor sprint 3, 4 en 5. De user stories voor deze sprints zijn nu voor een groot deel uitgewerkt, dus we lopen mooi op schema. Dat wat er is opgeleverd in sprint 2 ziet er goed uit en werkt naar behoren, al is het ook nog behoorlijk basic: er is nog weinig geautomatiseerd. Wel is het fijn om te merken dat het systeem prettig en intuïtief werkt.”

“Net als bij het bouwen van een huis, moet je bij zo’n systeem ook met de fundering beginnen”, vertelt Marc. “Dat is nog niet heel spannend, maar wel ontzettend belangrijk. Als je dingen nu niet goed neerzet, is het heel lastig dat later nog aan te passen. Daarom is het erg fijn dat deze sprint zo soepel is verlopen, we zijn eigenlijk geen gekke dingen tegengekomen. En het is erg fijn dat Chris en de andere key users al zo ver gevorderd zijn met de user stories van de volgende sprint, want dat geeft ons al vroeg inzicht in wat er komen gaat.”

Er is zelfs al even naar sprint 7 gekeken, vertelt Chris: “We hebben een financieel proces dat op dit moment niet heel soepel loopt. Dat willen we gaan oplossen met dit systeem, dus leek het ons wel handig daar alvast naar te kijken. Zo willen we voorkomen dat we over een paar weken ineens met onze handen in het haar zitten. Dat is bijvoorbeeld ook de reden dat Joseph afgelopen week 2 uur bij onze planners heeft gezeten, aangezien we dat onderwerp de komende sprint aanpakken. Hij kon inhoudelijke vragen direct stellen en zag met eigen ogen hoe de processen nu in elkaar zitten. Een ander groot voordeel is dat BEND hierdoor steeds zichtbaarder wordt in de organisatie, waardoor het nieuwe systeem meer tot leven komt.”

“Dat wordt nog eens versterkt door het feit dat jullie key users ons werk op hun eigen werkplek testen”, vertelt Marc. “Collega’s die niet in de projectgroep zitten, krijgen er zo in een vroeg stadium toch al wat van mee, wat straks alleen maar helpt bij de gebruikersadoptie.”

Daarover wil Chris ook nog iets zeggen. Hij vindt het namelijk erg prettig dat Joseph een pro-actieve houding heeft: “Het klopt dat dat 1 van de redenen is dat we voor BEND gekozen hebben, maar des te fijner is het dat de praktijk dan ook klopt met je verwachtingen. Joseph kwam bijvoorbeeld uit eigen beweging met een gebruikershandleiding voor een aantal nieuwe features. Geweldig!”

Deze sprint helaas geen sappige anekdotes over mannen die Nikes dragen onder hun pak. Marc: “Nee, helaas! Je merkt dat, nu de trein lekker rijdt, er minder intensief contact is tussen mij en Chris. Dat komt ook door de aard van deze sprints, waarin simpelweg weinig af te stemmen en organiseren valt. Gelukkig verandert dat straks wel weer, zodat we weer een mooi verhaal te vertellen hebben.”

Tijd voor sprint 3

Sprint 3 is inmiddels, op schema, alweer begonnen. Hierin wordt het volgende deel van het fundament gebouwd en gaat het vooral over planning. Chris: “We gaan in sprint 3 cursussen in het systeem zetten en kijken hoe planning gaat werken. Hoe kunnen we instructeurs, locaties, cursussen en lesmaterialen zo goed mogelijk aan elkaar knopen? De winst die dat moet opleveren, ligt vooral op onze planningsafdeling. Plannen vereist op dit moment namelijk nog erg veel denkwerk, en dat willen we deels gaan automatiseren. Niet ten koste van onze planners, want planning vraagt altijd verfijning door middel van mensenwerk. We willen juist dat zij zich kunnen focussen op datgene waar ze het beste in zijn. Dat is bijvoorbeeld ook de reden dat we veel handwerk willen elimineren. Als een klant 10 cursussen wil afnemen, dan moeten onze planners dat nu 10 keer in het systeem zetten. Of als je kijkt naar open opleidingen, die moeten nu voor alle locaties, voor meerdere trainingen en voor meerdere keren per jaar in het systeem gezet worden. Dat moet makkelijker kunnen! Het uiteindelijke doel is dat planning vooraan onze werkprocessen terechtkomt, in plaats van hun huidige plek aan het einde.”

Marc: “Het gaat om een aantal dingen, deze sprint. Enerzijds gaan we cursussjablonen vastleggen, op basis waarvan een cursus aangemaakt en gepland kan worden. We nemen daarin ook de prijsopbouw mee. Een 3e component is het definieren van standaard draaiboeken: als ik een cursus organiseer, dan moet ik dit, dit en dit regelen. Tot slot gaan we ook kijken naar iets wat pas later in de keten zit, maar al wel van belang is: het versturen van evaluatieformulieren na afloop van een cursus. Deze sprint is voornamelijk gericht op de interne processen. We leveren deze sprint niet alleen functionaliteit op: omdat we user stories hebben geschreven op basis van interne processen en persona’s, leveren we ook duidelijke taken en verantwoordelijkheden op voor mensen binnen Kompas. Aan het eind van deze sprint hebben we bijvoorbeeld bepaald wie cursussen mag aanmaken en beheren, en wie de planningen maakt.”

“Een typisch voorbeeld van wat we willen aanpakken, zit ‘m in de zogenaamde optiedagen”, vertelt Chris. “Klanten kunnen 2 optiedagen laten vastleggen in onze planning, omdat ze vaak intern nog moeten kijken wanneer een training gegeven kan worden. Maar die opties kunnen niet eindeloos open blijven staan, dus gaan we daar deadlines aan verbinden die we actief naleven. Aan de ene kant geeft dit onze planners sneller weer meer ruimte, terwijl het er aan de andere kant bij onze verkopers voor zorgt dat ze sneller tot concrete afspraken komen. Ik ben benieuwd hoe dit er in de praktijk uit gaat zien.”

Of de heren nog grote uitdagingen verwachten? Marc: “We verwachten weinig problemen bij het vastleggen van cursussjablonen en het aanmaken van cursussen. Het inplannen van instructeurs wordt complexer. We gaan een standaardoplossing van Dynamics 365 gebruiken die we vervolgens op maat gaan maken. Dat wordt een beetje passen en meten, maar dat komt vast goed.” Of dat inderdaad zo is, lees je in de volgende blog!

Ben je benieuwd naar wat een implementatie van Dynamics 365 voor jouw opleidingsinstituut kan betekenen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder!

Labels:, ,