• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

Dynamics 365 voor Kompas Veiligheidsgroep: alles wat ze zeggen over de laatste loodjes…

In onze vorige blog spraken we al over de laatste loodjes. Maar zoals dat wel vaker gaat bij grote projecten, bleken de laatste loodjes wat zwaarder te wegen dan we verwachtten. Maar geen man overboord, door op tijd bij te sturen en slim met de beschikbare tijd om te gaan, brengen we ook dit project tot een goed einde! Projectleiders Chris van Kompas en Marc van BEND praten je bij.

Vertraging en verschoven deadline

Om maar met de deur in huis te vallen: we gaan de oorspronkelijke deadline van 1 september niet meer redden. Dat heeft een aantal redenen. Marc: “Er zijn 3 zaken die een grote rol spelen in dit project. Allereerst natuurlijk de ontwikkeling van het nieuwe systeem in de sprints. Daarnaast moet er een nieuwe website komen die met Dynamics kan communiceren en tot slot is er nog de conversie van bepaalde gegevens uit het huidige systeem. Er is op alle drie de vlakken vertraging ontstaan, waardoor we geen keus hadden dan de deadline uit te stellen tot begin december.”

Lastig financieel proces en wennen aan testen

Het complexe financiële proces bij Kompas bleek een harde noot om te kraken. Chris: “In sprint 6 zouden we dit proces aanpakken. De intake verliep toen al niet vlekkeloos en er ontstond al snel vertraging. Het bleek ontzettend lastig om ons financiële proces vast te leggen en bij BEND aan te leveren wat er nodig was.”

“Ook de koppelingen tussen Dynamics en de betrokken financiële programma’s waren niet eenvoudig”, vertelt Marc. “Tegelijkertijd werd er ook al druk getest, maar omdat we nog druk aan het ontwikkelen waren, verliep dat ook niet naar wens. Daarom hebben we in overleg besloten om eerst alle user stories af te ronden, en dan pas te gaan testen. Het bijkomende voordeel is dat je geen losstaande zaken test, maar het complete proces. We hebben 18 augustus een finale oplevering gedaan van de functionaliteit, zodat er getest kon worden.”

Ook een complexe website

Door een aantal personele verschuivingen binnen Kompas is er een paar maanden geleden besloten om de nieuwe website door een extern bureau te laten maken. “En hoewel de samenwerking met ons marketingbureau erg prettig is, bleek dat ze zich een beetje hebben verkeken op de complexiteit van de nieuwe website”, legt Chris uit. “Er moet een externe partij aan te pas komen om wat functionaliteiten in orde te maken, en dat kost natuurlijk wat meer tijd. Ze hebben hier erg duidelijk en open over gecommuniceerd, waar ik erg blij mee ben.”

Marc: “En zelfs als de website op tijd was opgeleverd, was het erg krap geworden om de deadline te halen. De website zou nu 16 oktober opgeleverd moeten worden. Daarna hebben we nog de tijd om wat zaken te testen en feedback te verwerken, waardoor we uiteindelijk op de nieuwe livedatum uitgekomen zijn.”

“Achteraf is het mooi wonen, heb ik dat niet al eerder gezegd?”, vraagt Chris zich af. “De livegang plannen op 1 september was achteraf niet ideaal. Het is niet alleen de start van het nieuwe cursusjaar met bijbehorende prijsverhogingen, maar er ligt ook een vakantieperiode voor. Hierdoor waren onze key users heel versnipperd aanwezig, waardoor het lastig werd het tempo erin te houden. Gelukkig is er geen keiharde noodzaak om 1 september over te gaan, dus nemen we de tijd die er nodig is. En om eerlijk te zijn: de tijd die we de laatste 4 weken met Auke aan het testen hebben besteed, hadden we keihard nodig. Nog een bijkomend voordeel is dat we nu niet met een halffabricaat live gaan, maar straks gewoon een systeem hebben dat aan al onze wensen voldoet!”

Bijsturen op conversie

De laatste reden dat we vertraging hebben opgelopen, is een keuze die we gemaakt hebben als het op de conversie vanuit het oude systeem gaat. Marc: “Allereerst moesten we het eens worden met Kompas. Wij converteren het liefst alleen het hoogstnoodzakelijke, zodat je met een zo schoon mogelijke lei begint. Denk aan informatie over de klanten en cursisten en de datum waarop certificaten verlopen. Kompas wilde liever iets meer uit het oude systeem meenemen, zoals de cursuskalender en de bestaande inschrijvingen.”

Chris: “Zodra we het eens waren, heeft BEND dit uitgewerkt en met onze huidige leverancier opgenomen. Dit bleek helaas een onhaalbare kaart, dus hebben we andere keuzes gemaakt. Dat betekent dat we minder legacy meenemen uit het oude systeem, maar iets meer tijd kwijt zijn aan het handmatig verrijken van de huidige data. Gelukkig komt dat het adoptieproces weer ten goede.”

Nog een paar laatste loodjes

En er is nog meer goed nieuws! Door de vertraging kun je namelijk nog een paar blogs verwachten over dit project. Wil je alvast meer weten over Dynamics voor onderwijsinstellingen? Neem dan contact met ons op, we laten het je graag zien!

Labels:,