• Oplossingen voor het onderwijs

  • BEND Stages

    Het ideale platform om stageprocessen te borgen


BEND Stages

Gedurende de opleidingsperiode krijgt de student te maken met zijn voorbereiding op het werkveld. Onderdeel hiervan is de stageperiode. BEND Stage is een oplossing in Dynamics 365 die het gehele speelveld rondom stages ondersteunt waarbij elke betrokkene onderdeel van uitmaakt. Dat geldt zowel voor: 

  • De student 
  • Het stagebedrijf
  • De stagecoördinator
  • De stagebegeleider/docent 

Doordat BEND Stage meerdere betrokkenen bedient heeft elke rol een eigen inlog in het systeem. Het stageproces is ondergebracht in BEND Stage (Dynamics 365) . Van hieruit hebben de stagecoördinatoren de regie over de lopende trajecten. De studenten en de stagebedrijven hebben toegang tot hun eigen dossiers via het Studentportaal en Bedrijvenportaal.


Communicatieplatform

BEND Stage is de werkplek voor alle betrokkenen in de stageperiode van de student. Op één centrale plek is informatie beschikbaar die door betrokkenen te benaderen is. Notificaties vanuit het proces zorgen voor uit te voeren ‘to do’s’.  


Vacaturebank

De vacaturebank in BEND Stage is de centrale plek waar vraag (stageplaats) en aanbod (student) samenkomen. Het stagebedrijf heeft toegang tot de vacaturebank. Hierin kunnen nieuwe stageplaatsen worden ingediend waarna deze door de onderwijsinstelling wordt beoordeeld en gevalideerd. Een goedgekeurde stageplaats wordt aansluitend voor de student beschikbaar gesteld.


Procesbegeleider

BEND Stage is de procesbegeleider van begin tot eind. Specifieke onderwijsprocessen worden gefaseerd gepresenteerd. Faseringen kunnen modulair aan en uit gezet worden. De faseringen bevatten te doorlopen criteria alvorens overgegaan mag worden naar de volgende fase. Deze criteria zijn specifiek te maken op de gewenste situatie. Notificaties in het proces zorgen ervoor dat de juiste acties en informatie bij de betrokkenen terecht komen.


Contractmanagement

Een wezenlijk onderdeel van het stageproces is het stagecontract. De overeenkomst tussen de betrokken partijen waarin de uitgangspunten zijn beschreven van de stage. Input wordt vanuit meerdere kanten gegeven waarna het stagecontract opgemaakt wordt en digitaal ondertekend.


Dossiervorming

In het proces wordt informatie verzameld en gedeeld met elkaar. Dit dossier is gedurende het proces beschikbaar voor betrokkenen. Uiteraard wordt rekening gehouden met de regel- en wetgeving rondom GDPR. Nadat de stageperiode is afgerond kan BEND Stage als archief worden gebruikt voor de onderwijsinstelling, met de archiveringswetgeving in acht nemend.


Kwaliteitsbewaking

Standaardisatie in het proces en de borging hiervan met BEND Stage zorgt naast efficiency en ‘in control zijn’ voor kwaliteitsborging. Op een centraal platform worden de diverse aspecten conform organisatie standaarden bewaakt. Dit geldt zowel voor beoordeling van nieuwe stageplaatsen, geschiktheid van stagebedrijven, aanmeldingen van studenten op stages, stagevoortgang en stageresultaten en professionalisatie van de het stageproces.


Urenverantwoording

Ter ondersteuning van een BIG registratie is de verantwoording van de opgedane werkervaring van belang. Hiertoe biedt BEND Stage de mogelijkheid de uren van de student, gevalideerd door het stagebedrijf, te registreren.


Rapportage

Relevant verzamelde informatie wordt gebruikt voor rapportage op diverse niveaus: Managementinformatie en operationele informatie wordt is voor de gebruikersgroep beschikbaar in BEND Stage. Ook rapportage met betrekking tot calamiteiten is direct real time inzichtelijk

Student

BEND Dynamics Stage faciliteert de student in het uitvoeren van een stage. Vanuit het online Stage Portaal, die voor pc, tablet en telefoon beschikbaar wordt gesteld, krijgt de student inzicht het actuele stageaanbod en kan de student zich inschrijven voor een stage. 

In voorbereiding op, of tijdens een stage, wordt van de student verwacht dat hij documenten aanlevert en taken uitvoert. De voortgang van deze activiteiten zijn voor de student geborgd in het Stage Portaal voor studenten. Zo weet de student op elk moment waar hij aan toe is! 

Een student kan in het Stage Portaal ook communiceren met begeleiders en coördinatoren, beoordelingen inzien en gewerkte uren doorgeven.  

Docent

Het begeleiden van studenten levert een aantal informatiestromen op. BEND Dynamics Stage brengt deze stromen bijeen op het Stage Portaal. het Stage Portaal voor docenten ziet de docent welke bedrijven en studenten aan hem zijn toegewezen.

Per student kan worden ingezien wat van hen verwacht wordt. De coaching en begeleiding van de docent kan in één oogopslag worden afgestemd op de student.

Afgeronde taken door een student kunnen voor To Do’s voor de docent zorgen. In een persoonlijk dashboards ziet de docent zijn To Do’s en berichten van studenten. Ook heeft de docent de mogelijkheid om door de student ingeleverde documenten in te zien en te beoordelen. De beoordeling ziet de student direct terug in het Stage Portaal.

Docenten zijn met het Stage Portaal in staat om te communiceren met studenten en het stagebureau. Zo brengen we alle taken, documentatie en communicatie op één centrale plek.

Coördinator

Het is voor een stagecoördinator essentieel om simpel en daadkrachtig in contact te staan met studenten, begeleiders en bedrijven. Het Stage Portaal biedt de coördinator de juiste informatie om snel en op elk moment inzicht te hebben in de vraag van studenten, het aanbod van bedrijven en de bezetting van begeleiders. 

De stagecoördinator heeft de mogelijkheid om relatiemanagement uit te voeren, nieuwe en bestaande stages te beoordelen en beschikt over de mogelijkheid om leads op te volgen om zo nieuwe stageplekken te creëren. 

De coördinator kan in het Stage Portaal samen met studenten een stagecontracten worden opmaken en onderteken. Dossiervorming vindt vooral hier plaats.

Stagebedrijf

Stagecoördinatoren staan in nauw contact met stagebedrijven en hun contactpersonen. Om de communicatie en administratie van de facilitator van stages te ondersteunen, krijgt het stagebedrijf toegang tot het Stage Portaal voor Bedrijven. Stagebedrijven krijgen hiermee de mogelijkheid om hun stages en afstudeeronderzoeken aan te bieden aan het stagebureau. Of en wanneer een stage wordt goedgekeurd, bepaalt de stagecoördinator.

Studenten kunnen zich na beoordeling inschrijven voor een stage. Ter voorbereiding op de stage kunnen student, school en bedrijf via het Stage Portaal informatie en documenten met elkaar uitwisselen, zoals de inhoud van de stageopdracht. Zo weet iedereen waar hij aan toe is.

Zodra de stage plaatsvindt kan de student werkuren via het Stage Portaal bijhouden, deze uren kunnen door het stagebedrijf worden geaccordeerd. Na afloop van een stage kunnen de student en stageopdracht worden beoordeeld door het bedrijf.

BEND CRM is partner van:    Microsoft Dynamics 365    ClickDimensions