• CRM blogs & nieuws

    Wij houden u op de hoogte.

3 tips voor het beschermen van uw CRM-data

Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on FacebookEmail this to someonePrint this page

Voor een organisatie is het natuurlijk van belang om uw CRM-data veilig op te slaan, het gaat immers om klantinformatie die niet op straat moet komen te liggen. Maar als het gaat om de beveiliging van de informatie, moet helaas ook met interne factoren rekening gehouden worden. Denk hierbij aan medewerkers die op een vervelende manier weggaan en kwaad in de zin hebben, verlies van data door onopzettelijke fouten van medewerkers, et cetera. Het is verstandig om na te denken over hoe dit voorkomen van worden, door bijvoorbeeld gebruikers te beperken in hun rechten.

Waarom gebruikerstoegang beperken?
Gebruikerstoegang tot data aanpassen op de rol van de medewerker binnen de organisatie, is om twee redenen belangrijk. Eén duidelijke reden is het beschermen van de data: minder toegang tot informatie betekent ook minder schade door bedoelde of onbedoelde activiteiten. Een andere reden is het verbeteren van de productiviteit, door alleen de informatie te laten zien die ze nodig hebben voor hun dagelijkse verantwoordelijkheden. Schermen, weergaves en informatie waar ze niks hebben niet laten zien, maar alleen wat voor hun functie belangrijk is, zorgt voor eenvoudigere en gestroomlijnde uitvoering van taken.

  • In Microsoft Dynamics CRM kan de gebruikerstoegang ook geregeld worden, we geven enkele tips:
  • Stel vast welke rechten iedereen als basis moet krijgen, om hun werk te kunnen doen. Denk hierbij aan de mogelijkheid om in te loggen en basis functionaliteiten te gebruiken binnen het CRM-systeem.
  • Richt gebruikersteams in, die bepaalde rechten krijgen. Dit kan per team of niveau binnen de organisatie bijvoorbeeld verschillen. Zo heeft een salesteam andere rechten nodig dan een klantenafdeling, of heeft een manager weer andere rechten nodig dan een medewerker. Door beveiligingsprofielen per afdeling te maken, is het eenvoudiger om gebruikers toe te voegen of te verwijderen.
  • Bepaal wie binnen de organisatie de rechten heeft om contactpersonen of accounts te verwijderen. Dit is cruciaal om de data in CRM te beveiligen, omdat het voorkomt dat iemand data permanent verwijderd, per ongeluk of opzettelijk (bijvoorbeeld door slecht uit elkaar gaan).

Het beveiligen van de data in CRM is iets waar zeker aandacht aan geschonken moet worden. Wilt u meer weten over het instellen van gebruikersrollen- en rechten? Neem dan vooral eens contact met ons op.